Wanneer is een werkplekonderzoek noodzakelijk bij een kantoortransformatie?

Een werkplekonderzoek is noodzakelijk zodra je kantoor ingrijpend verandert en je niet precies weet hoe medewerkers de huidige werkplek gebruiken. Denk aan verkleinen, verhuizen, een nieuw kantoorconcept of de overstap naar hybride werken. Zonder onderzoek baseer je besluiten over vierkante meters, inrichting en kosten op aannames. Een kantoor is een langdurige en dure verplichting, dus dat risico loop je liever niet.

Hieronder lees je in welke situaties je niet zonder onderzoek kunt, wanneer een lichte variant volstaat en wat je ermee in kaart brengt. Het onderzoek is een onderdeel van een bredere aanpak voor huisvesting en werkplek.

Situaties waarin een werkplekonderzoek noodzakelijk is

Niet elke verandering vraagt om een groot onderzoek. Bij vijf situaties is het overslaan wel een groot risico. Je herkent ze vaak aan de omvang van het besluit, de impact op je bedrijfsprocessen en de onzekerheid over het werkelijke gebruik.

Je wilt het kantoor verkleinen

Veel organisaties willen minder vierkante meters, omdat medewerkers minder vaak komen. Het gevoel dat het kantoor halfleeg is, is alleen geen onderbouwing. Een gemeente die van een werkplek per medewerker naar 0,6 werkplek wil, moet weten hoe hoog de piekdagen zijn. Als de dinsdag en donderdag veel drukker zijn dan de rest van de week, past dat plan niet. Een meting laat dat zien voordat je een huurcontract opzegt of een verbouwing start.

Je verhuist naar een nieuw pand

Bij een verhuizing leg je vast hoeveel ruimte je de komende jaren nodig hebt. Een nieuw pand met te weinig overlegruimtes of te veel losse bureaus los je niet snel op. Een verzekeraar die naar een nieuw hoofdkantoor gaat, heeft baat bij inzicht in de verhouding tussen concentratiewerk, overleg en samenwerking. Op basis daarvan kies je een pand en een indeling die echt passen.

Twee organisaties worden één

Na een fusie of reorganisatie komen verschillende werkculturen samen. Een waterschap dat twee afdelingen samenvoegt, ziet vaak dat de ene groep vooral zelfstandig werkt en de andere veel overlegt. Eén kantoorconcept voor beide groepen werkt dan niet vanzelf. Een werkplekonderzoek maakt die verschillen vooraf zichtbaar.

Je voert hybride werken of activiteitgericht werken in

Bij een overstap naar flexibele werkplekken verandert niet alleen het meubilair. Medewerkers verliezen hun vaste plek en moeten anders plannen en samenwerken. Een bank die flexwerken invoert zonder onderzoek, krijgt vaak last van onrust en klachten. Een onderzoek laat zien welke taken medewerkers op kantoor doen en welke ruimtes zij daarvoor nodig hebben.

Er zijn klachten of ongemak

Medewerkers die geen plek vinden, last hebben van geluid of te veel moeten zoeken, geven een signaal af. Je weet dan nog niet of het gaat om een capaciteitsprobleem, een indelingsprobleem of een gedragsprobleem. Een onderzoek scheidt die oorzaken. Zo voorkom je dat je geld uitgeeft aan de verkeerde oplossing.

Wanneer een beperkt onderzoek genoeg is

Een volledig werkplekonderzoek is niet altijd nodig. Bij kleine ingrepen kost een groot onderzoek meer dan het oplevert. De tabel hieronder helpt je de juiste omvang te kiezen.

Situatie	Werkplekonderzoek nodig?	Wat is dan voldoende
Vernieuwen van meubilair, zonder wijziging in het aantal werkplekken	Beperkt	Korte inventarisatie en gesprekken met enkele teams
Fors verkleinen van het kantoor	Ja	Bezettingsmeting, vragenlijst en interviews
Verhuizing naar een nieuw pand	Ja	Volledig onderzoek met meting, behoeften en toekomstscenario’s
Fusie of samenvoeging van afdelingen	Ja	Onderzoek per afdeling met vergelijking van werkstijlen
Invoeren van hybride of flexibel werken	Ja	Meting en gesprekken over taken, afspraken en tools

Een goede vuistregel is dat de omvang van het onderzoek meegroeit met de omvang van het besluit. Verandert er weinig aan het aantal werkplekken en aan de manier van werken, dan volstaat een lichte variant. Verandert er veel, dan loont een grondige meting. Een bedrijfsverhuizing van twee verdiepingen naar één vraagt dus meer onderbouwing dan het verven van de wanden.

Wat een werkplekonderzoek in kaart brengt

Een goed onderzoek kijkt verder dan het aantal bezette bureaus. Het combineert harde cijfers met inzicht in gedrag en behoeften. Dat geeft een compleet beeld waarop je kunt ontwerpen.

Bezetting en gebruik

Een bezettingsmeting laat zien hoeveel werkplekken, overlegruimtes en stiltewerkplekken daadwerkelijk bezet zijn, per dag en per tijdstip. Je ziet bijvoorbeeld dat op maandag 35 procent van de plekken in gebruik is en op woensdag 70 procent. Die spreiding bepaalt hoeveel werkplekken je nodig hebt. Gemiddelden verbergen precies de pieken waar medewerkers last van hebben.

Activiteiten en werkprofielen

Medewerkers doen op kantoor verschillende dingen. De één werkt geconcentreerd aan dossiers, de ander overlegt de hele dag. Door die activiteiten te koppelen aan werkprofielen weet je welke typen ruimte je nodig hebt. Een afdeling vergunningen heeft andere eisen dan een team dat veel samenwerkt met ketenpartners.

Ervaring en verwachtingen

Vragenlijsten en interviews tonen wat medewerkers missen en waar ze tevreden over zijn. Een zorgorganisatie hoort bijvoorbeeld dat het niet aan de hoeveelheid ruimte ligt, maar aan het gebrek aan plekken om rustig te bellen. Zulke inzichten leveren vaak goedkopere oplossingen op dan extra vierkante meters.

Digitale tools en werkprocessen

De fysieke werkplek werkt alleen goed als de digitale omgeving erbij past. Als vergaderen hybride gebeurt, heb je andere ruimtes en voorzieningen nodig. YNNO verbindt daarom werkplek, digitale samenwerking en gedrag in één onderzoek. Meer over de aanpak vind je op de pagina met expertises van YNNO, waar onder meer werkplekmeting en kantoorconcept staan.

Het juiste moment in je kantoortransformatie

Het moment van het onderzoek bepaalt hoeveel het oplevert. Doe je het te laat, dan gebruik je de uitkomsten alleen nog om een bestaand plan te rechtvaardigen. Doe je het op tijd, dan stuurt het de keuzes.

De beste volgorde is eerst onderzoeken en daarna pas ontwerpen. Het onderzoek vormt de basis voor het programma van eisen, de businesscase en de selectie van een architect of pand. Een organisatie die al een architect heeft gekozen en daarna pas meet, ontdekt soms dat het ontwerp niet aansluit op het werkelijke gebruik. Aanpassen kost dan tijd en geld.

Ook na het onderzoek blijft het werk niet bij cijfers. Een nieuw kantoorconcept slaagt pas als medewerkers anders gaan werken. Daarom is gedrag bij YNNO het centrale uitgangspunt. Teamafspraken, goede communicatie en leidinggevenden die het voorbeeld geven, bepalen of het concept in de praktijk werkt. Op de pagina over gedrag en verandering lees je hoe YNNO dat aanpakt.

Een praktisch voorbeeld: een organisatie meet vooraf dat medewerkers vooral voor overleg naar kantoor komen. Het nieuwe ontwerp bevat daarom meer overlegruimtes en minder losse bureaus. Teams spreken af welke dagen zij samen op kantoor zijn. Zo sluiten ruimte en gedrag op elkaar aan, en wordt de verkleining ook echt een besparing.

Eerst weten, dan kiezen

Een werkplekonderzoek is noodzakelijk als een kantoortransformatie grote gevolgen heeft voor ruimte, kosten of de manier van werken. Bij verkleinen, verhuizen, samenvoegen en flexibel werken is het geen luxe maar een voorwaarde voor een goed besluit. Bij kleine ingrepen volstaat een lichtere variant.

Twijfel je welke omvang bij jouw situatie past? YNNO helpt organisaties al ruim 25 jaar bij vraagstukken waar werkplek, digitalisering en gedrag samenkomen. We denken graag met je mee over een onderzoek dat past bij jouw plannen. Bekijk daarvoor de mogelijkheden rond huisvesting en werkplek.

Veelgestelde vragen over wanneer is een werkplekonderzoek noodzakelijk bij een kantoortransformatie

Hoe lang duurt een werkplekonderzoek?

De duur hangt af van de omvang van de organisatie en de gekozen onderdelen. Een bezettingsmeting vraagt meestal enkele weken, omdat je meerdere werkdagen wilt meten. Vragenlijsten en interviews lopen daar parallel aan. Reken daarna nog tijd voor analyse en terugkoppeling.

Wie moeten er betrokken zijn bij het onderzoek?

Betrek in elk geval facilitaire zaken, HR, IT en een vertegenwoordiging van de teams. Ook het management moet het doel kennen. Zij weten welke werkprocessen op kantoor plaatsvinden en welke wensen er leven. Een brede betrokkenheid vergroot ook het draagvlak voor de uitkomsten.

Kan ik een werkplekonderzoek ook na de verbouwing of verhuizing doen?

Dat kan, bijvoorbeeld om te toetsen of het nieuwe concept werkt. Voor het besluit zelf is het dan te laat. Het grootste voordeel haal je door vooraf te onderzoeken en na afloop te controleren of het gebruik overeenkomt met de verwachting. Zo kun je bijsturen waar nodig.