Samenwerking vraagt kantoorplicht?

Opvallend. Ten tijde van Het Nieuwe Werken probeerden we juist de beweging te maken van sturen op aanwezigheid naar sturen op vertrouwen en resultaat. En nu lijkt de discussie weer terug bij het aantal dagen op kantoor.  

Maar als samenwerking het doel is, waarom is het antwoord dan twee, drie of vijf dagen op kantoor? 

Niet iedere samenwerking vraagt hetzelfde 

Dat juist samenwerking als belangrijk argument wordt gebruikt voor een generieke kantoorplicht, fascineert ons. Bij het schrijven van onze whitepaper Samenwerking: van container naar kapstok leerden we dat samenwerken niet één ding is; er zijn veel verschillende vormen. Wij onderscheidden er vier: coördinatie, compilatie, co-creatie en coworking. Elke vorm stelt andere eisen aan hoe, wanneer en waar we samenwerken. De ene vorm van samenwerking vraagt daarom meer fysieke nabijheid dan de andere. En dat varieert ook nog per fase van de teamontwikkeling of het project. 

Dat maakt een generieke kantoorplicht des te opmerkelijker. Want als verschillende vormen van samenwerken iets anders van ons vragen, waarom zou voor iedereen dan hetzelfde aantal kantoordagen het antwoord zijn?

Waarom komen we eigenlijk samen? 

Als we inzoomen op de verschillende samenwerkvormen, zien we bij coördinatie doorgaans weinig noodzaak om frequent samen te komen dankzij digitale workflow systemen. Bij compilatie en co-creatie zijn er vooral functionele redenen om fysiek samen te komen, bijvoorbeeld voor afstemming, kennisdeling of gezamenlijk ontwikkelen. Niet noodzakelijk in een vast ritme, maar in doelgerichte bijeenkomsten of wanneer het werk daarom vraagt. Bij coworking ligt het accent juist op de sociale redenen om samen te komen– samen een fysieke werkomgeving gebruiken is hier juist de essentie van de samenwerkvorm.   

Kantoorbezoek als sociaal ritueel 

Gezamenlijk kantoorbezoek in een vast ritme kan (in lijn met de samenwerkvorm coworking) een belangrijke bijdrage leveren aan sociale verbondenheid en cohesie. Dát argument voor een generieke aanwezigheidsnorm kunnen we dus goed volgen.  

Maar rechtvaardigt sociale verbondenheid ook twee, drie of zelfs vijf verplichte kantoordagen per week? Dat vragen we ons af. Religieuze gemeenschappen laten al eeuwen zien hoe betekenisvol één terugkerend gezamenlijk moment per week kan zijn voor een gemeenschap. Misschien zit daar een les: verbinding zit niet alleen in hoe vaak we samenkomen, maar vooral in de betekenis die dat samenzijn krijgt. 

Samenwerken vraagt flexibiliteit 

Afgezien van het sociale belang (coworking), is samenwerking niet gebaat bij een vast weekritme of een generieke aanwezigheidsnorm. Veel belangrijker is flexibiliteit die maatwerk mogelijk maakt per team, passend bij de samenwerkvorm en variërend per fase. Dat betekent niet dat hybride werken vrijblijvend is. Als het werk en de samenwerking vragen dat je fysiek samen bent, dan ben je er. Misschien is dat de ene week één dag en de volgende week drie. En in een intensieve fase van een project misschien nog vaker. Die flexibiliteit staat haaks op een vaste kantoornorm en wordt juist gehinderd door een al te vast ritme; zie blog De kneedbare kameel. 

Daar zit wat ons betreft de kern. De keuze is niet tussen een verplichte kantoornorm óf volledige individuele vrijheid. Aanwezigheid is geen doel op zichzelf, maar een middel. De vraag is dus niet óf je stuurt op aanwezigheid, maar wanneer aanwezigheid waarde toevoegt. 

• Stuur op aanwezigheid waar de samenwerking daarom vraagt. 

• Organiseer ritme waar verbinding daarom vraagt. 

• En geef ruimte waar het werk zelfstandig kan. 

Zo ontstaat ruimte om per team, samenwerkvorm en fase te bepalen wat nodig is. De ene keer vraagt dat om meer fysieke aanwezigheid, de andere keer om minder. Want samenwerking vraagt geen kantoorplicht. Samenwerking vraagt dat we er zijn wanneer het ertoe doet.

Jan Gerard Hoendervanger & Caroline de Vos.