Hoe vertaal je werkprofielen naar een functioneel kantoorconcept?

Je vertaalt werkprofielen in drie stappen naar een functioneel kantoorconcept. Eerst beschrijf je per groep medewerkers welke activiteiten ze doen. Daarna koppel je die activiteiten aan werkplekken en voorzieningen. Tot slot bepaal je de aantallen en toets je het ontwerp aan de praktijk.

Veel organisaties slaan dit over. Ze beginnen bij de plattegrond, het meubilair of het aantal vierkante meters. Het resultaat is een mooi kantoor waar toch niemand rust vindt om te werken, of een plek om even snel te overleggen.

Wat is een werkprofiel en waarom werkt het beter dan een functietitel?

Een werkprofiel beschrijft hoe iemand zijn werk doet en welke werkprocessen daarbij centraal staan. Het gaat dus niet om de functietitel, maar om de activiteiten. Hoeveel tijd besteedt iemand aan concentratiewerk, overleg, bellen of samenwerken? En hoeveel van de week werkt iemand op kantoor, thuis of op locatie?

Functietitels zeggen daar weinig over. Neem twee beleidsadviseurs bij dezelfde gemeente. De een schrijft vooral nota’s en heeft stilte nodig. De ander zit de hele week in overleg met inwoners en ketenpartners. Als beiden dezelfde vaste werkplek krijgen, past die voor een van de twee slecht.

Een profiel maakt dat verschil zichtbaar. Meestal werk je met vier tot zes profielen. Meer wordt onoverzichtelijk en minder is te grof om goede keuzes op te baseren. Veelgebruikte voorbeelden zijn de focuswerker, de teamwerker, de verbinder en de mobiele medewerker. Elke organisatie vindt uiteindelijk haar eigen namen en eigen indeling.

Hoe breng je activiteiten en werkpatronen in kaart?

Begin met een helder beeld van de huidige en de toekomstige werkdag. Dat lukt het best met een combinatie van methoden. Een enquête laat de ervaren werkdag zien. Interviews met teamleiders geven context bij het werk. Een werkplekmeting toont hoe bureaus en vergaderruimtes echt worden gebruikt.

Een voorbeeld uit de praktijk maakt dit concreet. Een afdeling van een verzekeraar zegt dat iedereen drie dagen per week op kantoor is. De meting laat zien dat de drukte op dinsdag en donderdag piekt. Op maandag en vrijdag blijven veel plekken leeg. Zonder die meting had de afdeling op basis van gemiddelden gerekend. Nu weet ze dat de piekdagen bepalend zijn voor het ontwerp.

Kijk ook vooruit. Het werkprofiel van nu is niet altijd dat van over drie jaar. Nieuwe digitale tools, andere teamafspraken of een veranderde dienstverlening beïnvloeden het werk. Vraag daarom niet alleen hoe mensen nu werken. Vraag ook hoe hun werk zich de komende jaren ontwikkelt.

Leg de uitkomsten per profiel vast in een korte beschrijving. Noem de belangrijkste activiteiten, de gemiddelde aanwezigheid en de eisen aan de omgeving. Dit document is straks je basis voor elke ontwerpkeuze.

Hoe koppel je elk profiel aan werkplekken en voorzieningen?

Nu vertaal je activiteiten naar plekken. Elke activiteit stelt eisen aan geluid, privacy, techniek en inrichting. Concentratiewerk vraagt om rust. Brainstormen vraagt om ruimte en schrijfwanden. Een videogesprek vraagt om goede akoestiek en verlichting.

De tabel hieronder laat zien hoe zo’n koppeling eruit kan zien. Per profiel zie je de belangrijkste activiteiten en de plekken die daarbij passen.

Zie dit als voorbeeld en niet als blauwdruk. Het punt is dat een kantoor met alleen bureaus en vergaderkamers veel profielen tekortdoet. Een goed concept biedt een mix van plekken die aansluit op wat mensen daadwerkelijk doen.

Vergeet de voorzieningen rondom de werkplek niet. Denk aan lockers, opbergruimte, garderobe, catering en ICT. Een mobiele medewerker heeft weinig aan een flexplek zonder locker. Een teamwerker heeft weinig aan een projectruimte zonder goed scherm. Juist zulke details bepalen of een concept in de dagelijkse praktijk werkt.

Hoe bepaal je aantallen en verhoudingen?

Nu komt de vraag hoeveel plekken van elk type je nodig hebt. Combineer het aantal medewerkers per profiel met hun aanwezigheid. Een team dat gemiddeld twee dagen komt, heeft minder plekken nodig dan het aantal medewerkers.

Rekenen met gemiddelden is wel riskant. Stel dat een team van vijftig medewerkers gemiddeld drie dagen per week komt. Dan zijn er dagelijks gemiddeld dertig mensen aanwezig. Op de drukste dag kunnen dat er achtendertig zijn. Als je op dertig plekken ontwerpt, staan er op die dag acht mensen zonder werkplek. Reken daarom met de piekbezetting, plus een kleine marge.

Bepaal daarna de verhouding tussen de soorten plekken. Hoeveel stilteplekken heb je nodig naast overlegplekken en samenwerkplekken? Die verhouding volgt uit je profielen en niet uit een vuistregel. Een afdeling vol focuswerkers vraagt een heel andere mix dan een afdeling die vooral in projecten werkt.

Te krap ontwerpen leidt tot frustratie en ontwijkgedrag. Mensen gaan dan thuis werken omdat het kantoor niet voldoet. Te ruim ontwerpen leidt tot leegstand en onnodige kosten. Een goede onderbouwing houdt beide risico’s klein.

Zet de uitkomsten ten slotte om in een ruimtelijk programma. Dat beschrijft per type ruimte het aantal, de grootte en de eisen. Zo kan een architect ermee aan de slag zonder dat de vertaalslag onderweg verloren gaat.

Hoe toets je het concept en zorg je dat het in gedrag landt?

Een concept is pas functioneel als mensen het gebruiken zoals bedoeld. Toets het daarom voordat je definitieve keuzes maakt. Laat medewerkers per profiel meedenken en loop een gewone werkdag door op de plattegrond. Waar zit iemand om negen uur? Waar belt diegene? Waar overlegt hij om elf uur? Op welk punt loopt het vast?

Neem een zorgorganisatie met een kantoorteam van planners en beleidsmedewerkers. Op papier zijn er genoeg stilteplekken. Bij de toets blijkt dat planners de hele dag bellen. Ze zouden de stiltezone dus verstoren. Het concept krijgt daarom een aparte belzone voor deze groep. Zo’n aanpassing kost op tekening weinig. Na de verhuizing is ze duur.

Daarna volgt het gedrag. Afspraken over stilte, reserveren, een clean desk en teamdagen bepalen of het concept werkt. YNNO werkt met gedragsverandering als uitgangspunt. De aanpak bestaat uit communicatie, training van leidinggevenden en teamafspraken. Meer over deze aanpak lees je op de pagina over gedrag en verandering.

Bij het vertalen van profielen naar een concept gaan vaak dezelfde dingen mis. Let daarom op deze valkuilen:

• Werkprofielen op basis van functietitels in plaats van activiteiten.
• Ontwerpen op gemiddelde in plaats van piekbezetting.
• Een concept zonder afspraken over gebruik.
• Medewerkers pas betrekken na het ontwerp.

Van profiel naar werkend kantoor

Een functioneel kantoorconcept begint bij mensen en hun werk. Met goede profielen weet je welke plekken nodig zijn en in welke aantallen. Met een toets en duidelijke afspraken weet je ook dat het concept in de praktijk standhoudt.

YNNO begeleidt organisaties bij dit hele traject. We analyseren de huidige en toekomstige werkdag en ontwerpen een flexibel kantoorconcept dat aansluit op medewerkers. Meer over onze werkwijze lees je op de pagina over huisvesting en werkplek. Wil je weten wat dit voor jouw organisatie betekent? Neem dan gerust contact met ons op voor een verkennend gesprek.

Veelgestelde vragen over hoe vertaal je werkprofielen naar een functioneel kantoorconcept

Hoeveel werkprofielen heeft een organisatie nodig?

Meestal werk je met vier tot zes profielen. Dat is genoeg om echte verschillen te zien en weinig genoeg om overzicht te houden. Zie je meer dan zes profielen, dan voeg je vaak groepen samen die in de praktijk op elkaar lijken.

Wat is het verschil tussen een werkprofiel en een functieprofiel?

Een functieprofiel beschrijft taken, verantwoordelijkheden en vereiste competenties voor een functie. Een werkprofiel beschrijft hoe iemand zijn werk doet, zoals concentratiewerk, overleg en aanwezigheid op kantoor. Voor een kantoorconcept is het werkprofiel nuttiger, omdat het direct aansluit op de plekken die je moet inrichten.

Wie moet je betrekken bij het opstellen van werkprofielen?

Betrek medewerkers uit alle afdelingen, de teamleiders en vertegenwoordigers van HR, ICT en facilitair. Medewerkers kennen hun eigen werkdag het best. Leidinggevenden zien het grotere geheel. HR, ICT en facilitair zorgen dat het concept past bij beleid, techniek en beheer.