Hoe een managementassistent de regisseur van de werkvloer kan worden

Dat was de centrale vraag tijdens de middag van de managementassistenten, een event georganiseerd door YNNO en YOUMEET. Met een enthousiaste grote groep gingen we in gesprek over de kamelenweek, AI en de toekomst van werk: onderwerpen die volop spelen in de wereld van werk. Maar misschien nog wel belangrijker was de vraag welke rol managementassistenten spelen in organisaties die voortdurend in beweging zijn.

De veranderende wereld van werk

De afgelopen jaren hebben hybride werken en digitalisering veel gebracht. Minder reistijd, meer flexibiliteit en de vrijheid om plaats- en tijdonafhankelijk te werken zijn voordelen die deelnemers niet meer willen missen.

Tegelijkertijd brengt deze manier van werken ook uitdagingen met zich mee. Contact met collega’s ontstaat minder vanzelfsprekend, agenda’s zitten voller dan ooit en communicatie verloopt via steeds meer verschillende kanalen. Op drukke kantoordagen is het bovendien soms zoeken naar een beschikbare werk- of vergaderruimte.

Managementassistentes merken deze uitdagingen dagelijks, helemaal omdat zij zelf het vaakst op kantoor aanwezig zijn. Daarmee hebben zij niet alleen zicht op wat er speelt, maar kunnen ze ook een belangrijke rol spelen in hoe organisaties met deze veranderingen omgaan.

Van regelen naar regisseren

Waar de managementassistent vroeger soms werd gezien als organisator en ondersteuner, zien deelnemers op dit moment al een veel bredere rol ontstaan.

Een rol waarin ze meedenken, vooruitkijken en adviseren. Waarin ze verbinding leggen tussen mensen, signalen ophalen uit de organisatie en leidinggevenden helpen begrijpen wat er écht speelt op de werkvloer.

Tijdens de tweede sessie verkenden deelnemers vijf rollen waarmee zij verandering kunnen ondersteunen:

• Regisseur van de verandering: signalen ophalen, kansen en weerstand herkennen en bespreekbaar maken.

• Nudge architect: met kleine interventies gewenst gedrag stimuleren.

• Werkplekhost: collega’s welkom heten, ondersteunen en verbinden.

• Verbinder tussen werkomgeving en verandering: open communicatie stimuleren en ambassadeurschap vervullen richting collega’s.

• Cultuurbewaker: bijdragen aan de gewenste cultuur, successen vieren en ontmoeting organiseren.

Hoewel de rollen verschillend zijn, kwam steeds dezelfde gedachte terug: managementassistenten bevinden zich op een unieke plek in de organisatie. Dicht bij het management én dicht bij medewerkers, wat zorgt voor waardevolle informatie.

Juist de menselijke kant wordt belangrijker

De rode draad door alle gesprekken?

De toegevoegde waarde van managementassistenten zit steeds minder in het uitvoeren van taken en steeds meer in het creëren van verbinding op kantoor.

Luisteren. Signaleren. Aandacht geven. Collega’s verder helpen. Cultuur versterken. Zorgen dat mensen zich gezien en gehoord voelen.

En misschien is dat wel de belangrijkste conclusie van de dag. Naarmate technologie slimmer wordt, wordt het menselijke vermogen om verbinding te creëren alleen maar waardevoller.

Relevant blijven betekent blijven leren 

Die veranderende rol vraagt ook iets van de managementassistent zelf. AI en digitale ontwikkelingen veranderen het vak en maken het steeds belangrijker om nieuwe mogelijkheden te blijven ontdekken.

Maar het belangrijkste blijft nieuwsgierigheid: nieuwe dingen uitproberen, blijven leren en openstaan voor andere manieren van werken. Juist door mee te bewegen met veranderingen, kun je van betekenis blijven in een organisatie die voortdurend in ontwikkeling is.

Of zoals een van de deelnemers het mooi samenvatte: de managementassistent van morgen is niet degene die alles regelt, maar degene die ziet wat nodig is en mensen in beweging krijgt.

De wereld van werk blijft veranderen. Ontwikkelingen die interessant zijn om bij stil te staan, welke rol je ook hebt binnen een organisatie. Bij YNNO helpen we organisaties om daarin de juiste stappen te zetten, met oog voor mensen, technologie en een werkomgeving die werkt.