Hoe bepaal je de benodigde kantoorruimte op basis van werkplekbezetting?
Je bepaalt de benodigde kantoorruimte door eerst de bezetting op een drukke dag te meten. Die bezetting reken je om naar een aantal werkplekken, met een kleine buffer erbij. Dat aantal vermenigvuldig je met de m² die één werkplek vraagt, inclusief ondersteunende ruimtes.
Veel organisaties beginnen andersom. Ze tellen medewerkers en kiezen een vaste norm per persoon. Bij hybride werken levert dat vaak een kantoor op dat twee dagen vol zit en de rest van de week leeg staat. Met meetgegevens maak je een keuze die klopt met het echte gebruik.
Meet de werkplekbezetting over meerdere weken
Een goede berekening begint met feiten, net als bij elke vorm van procesverbetering binnen je organisatie. Meet minimaal vier weken, het liefst acht. Dan vertekenen vakanties en uitschieters je beeld niet. Leg per dag vast hoeveel werkplekken echt in gebruik zijn.
Je hebt meerdere bronnen. Handmatige tellingen op vaste momenten geven een goed eerste beeld. Reserveringsgegevens en toegangsdata zijn gedetailleerder, maar laten niet altijd zien of iemand ook echt aan het bureau zit. Een werkplekmeting combineert die bronnen tot een betrouwbaar beeld. YNNO biedt werkplekmeting aan als onderdeel van de expertises rond huisvesting en werkplek.
Een voorbeeld maakt dit concreet. Een organisatie met 300 medewerkers telt vier weken lang drie keer per dag. De gemiddelde bezetting blijkt 45 procent. Op dinsdag en woensdag zit het kantoor op 62 procent. Op vrijdag is het minder dan 20 procent. Alleen met deze spreiding kun je een verstandige keuze maken.
Kies een ontwerpnorm: gemiddelde, drukke dag of absolute piek
Het gemiddelde is de verleidelijke maatstaf, maar het is ook de gevaarlijkste. Als je op 45 procent ontwerpt, heb je op dinsdag te weinig plekken. Medewerkers komen dan niet meer naar kantoor, of ze gaan zelf wisselen en zoeken naar een plek. Ontwerp je op de absolute piek van één bijzondere dag, dan betaal je voor ruimte die bijna nooit gebruikt wordt.
Daarom kiezen veel organisaties voor een norm ertussenin: de bezetting op een normale drukke dag. Dat is de bezetting die je op ongeveer 85 procent van de dagen niet overschrijdt. Het is een rekenregel en geen wet, dus je kunt hem aanpassen aan je eigen risicobereidheid.
De tabel hieronder laat zien wat de keuze betekent voor de organisatie met 300 medewerkers. Elke norm leidt tot een ander aantal werkplekken en een ander risico.
| Ontwerpnorm | Bezetting | Werkplekken | Risico |
|---|---|---|---|
| Gemiddelde dag | 45 procent | 135 | Tekort op de drukste dagen |
| Normale drukke dag | 62 procent | 186 | Beperkt, met buffer ruim voldoende |
| Absolute piek | 78 procent | 234 | Veel leegstand op rustige dagen |
Neem je de normale drukke dag en tel je 10 procent buffer op, dan kom je uit op 205 werkplekken. Dat is een deelfactor van ongeveer 1,46 medewerkers per werkplek. De buffer vangt kleine pieken op, zoals een teamdag of een tijdelijke projectgroep.
Reken werkplekken om naar m²
Met het aantal werkplekken ben je er nog niet. Een werkplek vraagt ruimte voor het bureau, maar ook voor looppaden, vergaderruimtes, koffiehoeken, opslag en techniek. Daarom rekenen adviseurs met een kengetal per werkplek, inclusief al die ondersteunende ruimte.
Stel dat je in jouw concept uitkomt op 10 m² per werkplek. Dat is een aanname die je toetst aan je kantoorconcept en aan de gebouwindeling. Dan heb je voor 205 werkplekken ongeveer 2.050 m² nodig. Als de organisatie nu 3.600 m² huurt, ligt hier een besparing van ongeveer 1.550 m².
Let daarbij op het verschil tussen soorten oppervlak. Huurcontracten gaan vaak uit van verhuurbaar vloeroppervlak, terwijl een ontwerp werkt met nuttig vloeroppervlak. Rekenen met de verkeerde maat geeft verrassingen bij de onderhandeling. Leg daarom vooraf vast welke definitie je gebruikt.
Een ander voorbeeld is een gebouw met brede gangen en veel kolommen. Daar gaat meer vloeroppervlak verloren aan routes en constructie. Voor dezelfde 205 werkplekken heb je dan eerder 11 of 12 m² per werkplek nodig. Het gebouw bepaalt dus mee hoeveel ruimte je werkelijk nodig hebt. De afdeling Huisvesting en werkplek van YNNO helpt bij het vertalen van deze cijfers naar een passend kantoorconcept.
Houd rekening met werkprofielen en soorten ruimtes
Niet elke werkplek is gelijk. Een afdeling met veel klantcontact is anders bezet dan een team dat vooral geconcentreerd werkt. Als je alleen naar het totaal kijkt, mis je dat verschil.
Splits de bezetting daarom op naar werkprofielen. Kijk per profiel op welke dagen mensen komen en wat ze op kantoor doen. Een projectteam komt bijvoorbeeld vooral op dinsdag en woensdag samen om te overleggen. Een juridisch team komt juist op kantoor voor rust en dossiers.
Dat vertaalt zich in een andere mix van ruimtes. Het projectteam heeft meer overlegplekken en vergaderruimtes nodig. Het juridische team heeft meer concentratieplekken nodig. Het totale aantal werkplekken kan gelijk blijven, terwijl de indeling flink verschilt.
Dezelfde aanpak werkt voor vergaderruimtes. Als de meeste overleggen uit twee of drie mensen bestaan, zijn kleine ruimtes efficiënter dan een grote zaal. Meet daarom ook het gebruik en de groepsgrootte van die ruimtes. Zo voorkom je dat je oppervlak kwijtraakt aan ruimtes die half leeg blijven.
Toets de uitkomst aan groei, krimp en gedrag
Een berekening op basis van vandaag is een momentopname. Een huurcontract of verbouwing loopt vaak vijf tot tien jaar. Werk daarom met scenario’s. Wat gebeurt er als de organisatie 10 procent groeit, of 15 procent krimpt? Met een deelfactor kun je dat snel doorrekenen. Voor groei van 10 procent zijn er ongeveer 20 werkplekken extra nodig, voor krimp ongeveer 30 minder.
Ook gedrag speelt een rol. Als iedereen op dinsdag komt, vraagt dat om veel ruimte op één dag. Spreid je de aanwezigheid met teamafspraken, dan daalt de piek en heb je minder m² nodig. Dat vraagt wel begeleiding van leidinggevenden en teams. Hier hoort gedrag en verandering bij, want afspraken werken alleen als mensen ze ook volgen.
Laat de uitkomst tot slot financieel doorrekenen. Een kleiner kantoor bespaart huur, maar verbouwen en verhuizen kosten geld. Bij vastgoedadvies en projectmanagement rekent YNNO scenario’s en businesscases door, zodat de bezettingscijfers uitmonden in een haalbaar besluit.
Van meetgegevens naar een besluit
De route is steeds dezelfde. Je meet de bezetting over meerdere weken en kiest een ontwerpnorm. Je rekent om naar werkplekken, vertaalt die naar m² en toetst het resultaat aan werkprofielen en scenario’s. Zo vervang je onderbuikgevoel door cijfers waar je als organisatie achter kunt staan.
YNNO heeft ruim 25 jaar ervaring met huisvestingsvraagstukken en werkt jaarlijks met circa 140 organisaties. Wil je de bezetting van jouw kantoor laten meten of je berekening laten toetsen? Dan denken onze adviseurs graag met je mee.
Veelgestelde vragen over hoe bepaal je de benodigde kantoorruimte op basis van werkplekbezetting
Hoe lang moet ik de werkplekbezetting meten?
Meet minimaal vier weken, het liefst acht. Zo zie je het vaste weekpatroon en dempen uitschieters zoals vakanties of een bijzondere teamdag. Is je organisatie seizoensgebonden, meet dan ook in een drukke periode.
Welke deelfactor is verstandig bij hybride werken?
Er is geen vaste waarde, want de deelfactor volgt uit je eigen metingen. Bij het voorbeeld in dit artikel ligt hij rond 1,46 medewerkers per werkplek. Reken vooral met de bezetting op een normale drukke dag en niet met het gemiddelde.
Moet ik ook rekening houden met groei van de organisatie?
Ja, werk altijd met meerdere scenario’s. Reken minimaal een groeiscenario en een krimpscenario door. Zo weet je of een contract of ontwerp flexibel genoeg is, en voorkom je dat je kantoor over een paar jaar te groot of te klein is.