Samen vernieuwen: hoe vier organisaties één moderne digitale werkplek bouwden
De digitale werkplek verandert sneller dan ooit. Voor vier organisaties binnen de I&A-samenwerking – de gemeenten Vlissingen en Middelburg, Orionis Walcheren en het Zorg- en Veiligheidshuis Zeeland – was het duidelijk: de manier waarop ze werkten, communiceerden en samenwerkten moest mee met de tijd. Niet omdat het ‘even moest’, maar omdat de manier van werken fundamenteel aan het veranderen is. De vraag aan YNNO om dit traject te begeleiden, werd daarmee het startschot voor een gezamenlijke moderniseringsslag die veel verder ging dan techniek alleen.
De ambitie: van vaste pc’s naar een flexibele werkplek
De ambitie was simpel én ambitieus tegelijk: een digitale werkplek creëren die past bij hybride werken, modern samenwerken én aantrekkelijk werkgeverschap. Volgens Pim Geluk, Teamleider I&A bij de gemeente Vlissingen, was de bestaande situatie vooral “verouderd en niet meer passend bij wat medewerkers tegenwoordig nodig hebben.” In 2022 lag de wens op tafel om door te pakken: een toekomstbestendige werkplek, gebouwd op moderne technologie en veel meer flexibiliteit.
Dat betekende een definitief afscheid van een werkplekconcept dat al ruim tien jaar meeging. “Je werkte óf op kantoor óf thuis,” zegt programmamanager Marco van Walstijn van YNNO. “Een laptop meenemen naar een andere plek in het gebouw was niet eens mogelijk. Terwijl het pand inmiddels vol hangt met schermen waar iedereen zo kan aanhaken. Die stap moest gewoon gemaakt worden.”
De vier organisaties binnen de I&A-samenwerking besloten de vernieuwing gezamenlijk op te pakken. Niet alleen omdat ze al jarenlang samenwerken, maar ook omdat één traject met één richting en één tempo de kans op succes enorm vergroot. Zoals Pim het verwoordt: “We wilden de sprong maken naar een moderne werkplek en dat doe je beter samen dan alleen.”
"We wilden de sprong maken naar een moderne werkplek en dat doe je beter samen dan alleen."
Marco van YNNO
Ook aan de slag met jouw digitale werkplek?
Neem contact opDe rol van YNNO: programmasturing én veranderkracht
YNNO werd gevraagd om het programmamanagement te verzorgen, wat betekende dat Marco aan het roer kwam te staan. Hij bouwde met I&A een projectorganisatie rondom techniek, adoptie van Microsoft 365 en Teams. Maar de realiteit bleek weerbarstig. “We waren bijna een jaar bezig met alleen al de technische voorbereiding,” vertelt Marco.
“Dat zat ’m niet zozeer in veroudering,” vervolgt hij, “maar in de enorme overstap die we maakten.” De organisatie kwam uit een gevirtualiseerde Citrix-omgeving, waarin medewerkers niet direct op een eigen laptop werkten, maar alles via een server kregen aangeboden. Daarnaast was men gewend aan traditioneel samenwerken via netwerkschijven en e-mail. De overgang was daardoor dubbel: én werken met Microsoft 365 op de eigen laptop én leren samenwerken via het volledig nieuwe platform Teams voor chat, bellen en bestanden. “Bij de uitrol van al die vernieuwingen moesten medewerkers echt van ver komen,” aldus Marco. “Je kunt dan denken dat een paar trainingen genoeg zijn, maar al heel snel zagen we: dat wordt ’m niet.”
Pim zag hetzelfde gebeuren. “We dachten eerst: we gaan met elk team in gesprek over hun ideale manier van samenwerken in Teams. Maar toen het opstarten al lastig genoeg bleek, moesten we het traject in stukken knippen. Eerst mensen wegwijs maken met de moderne werkplek en Teams. Dan een bestandsmigratie van de netwerkschijven naar Teams. Vervolgens pas de verdieping: hoe werk je écht goed samen in Teams?”
In die fase werd duidelijk: technische adoptie is één ding, maar gedragsverandering is minstens zo belangrijk. Marco verwoordt het treffend: “Hoe slimmer je samenwerkt, hoe meer je uit Teams haalt. Maar dat vraagt tijd en begeleiding. En die behoefte was groot.”
Na een eerste trainingsronde voor alle teams – verzorgd door Joost Ruijter en later Kosja Dietz van YNNO – werd het adoptietraject verder verdiept. Iris Cornelis van YNNO werd aangehaakt als veranderkundig adviseur, waarmee de begeleiding nadrukkelijk twee sporen kreeg: digitaal samenwerken én de verandering in gedrag en manier van werken.
Die combinatie bleek van grote meerwaarde. Kosja richtte zich op het praktisch en functioneel leren werken met Microsoft Teams: hoe gebruik je de omgeving slim, wat kan waar en hoe helpt Teams je daadwerkelijk in je dagelijkse werk? Iris focuste zich juist op het borgen daarvan in de organisatie: het voeren van het gesprek over werkafspraken, eigenaarschap, voorbeeldgedrag en de rol van MT’s en leidinggevenden. Samen begeleidden zij MT’s, leidinggevenden en teamsessies waarin digitale vaardigheden en de manier van samenwerken hand in hand gingen. “Je kunt een tool introduceren,” zegt Iris, “maar als je niet helpt om het gesprek te voeren over afspraken, voorbeeldgedrag en prioriteiten, gebeurt er niks. Techniek en gedrag zijn altijd met elkaar verweven. Je móét dat samen aanpakken.”
De samenwerking tussen YNNO en de organisaties bleek daarbij cruciaal. Pim benoemt het zonder omwegen: “Je komt maar een paar keer in je carrière iemand tegen met wie je op dezelfde frequentie communiceert. Dat heb ik met Marco. Als hij andere YNNO’ers meenam, wist ik: dat zit goed.” Marco herkent dat. “Programma’s als deze vragen rust, senioriteit en het vermogen om te blijven sturen, ook als het lastig wordt. En dit traject wás lastig. Stuurgroepen wisselden, MT’s veranderden, prioriteiten schoven. Je moet dan volhouden, koers houden en vooral blijven samenwerken.”
Het resultaat: een digitale én culturele omslag
Drie jaar na de start staat er iets om trots op te zijn. Alle medewerkers zijn over op de nieuwe werkplek met moderne laptops, Windows 11, Microsoft 365 en Teams als centrale hub voor bellen, samenwerken, vergaderen en communiceren. Maar het gaat om veel meer dan technologie.
Marco ziet vooral hoe teams elkaar hebben gevonden: “Doordat mensen handiger werden, zagen ze ineens hoeveel beter ze echt kunnen samenwerken. Dat zorgt voor een flitsender werkritme. Dat kun je niet plannen, maar het gebeurt wél.” Ook Pim ziet dat terug. “De cultuurverandering is misschien nog wel het mooiste resultaat. Mensen proberen dingen uit, sturen bij, bouwen verder of juist af als iets niet werkt. Dat experimenteren is zó waardevol – en zeker bij gemeenten niet vanzelfsprekend.”
Nieuwe medewerkers geven opvallend vaak complimenten over hoe soepel alles werkt vanaf dag één. Dat is volgens Pim niet alleen te danken aan de techniek, maar vooral aan de manier waarop nieuwe tools worden geïntroduceerd. “We kiezen per tool een duidelijke aanpak: soms een webinar, soms een video, soms teamsessies. De vorm verschilt per vraagstuk, maar de manier waarop we adoptie ondersteunen is altijd herkenbaar en consistent. Medewerkers weten wat ze kunnen verwachten en dat wordt enorm gewaardeerd.”
Het effect is inmiddels niet alleen digitaal zichtbaar, maar ook fysiek. Nu Vlissingen de fysieke werkomgeving ook heeft aangepakt om hybride werken goed mogelijk te maken, valt voor medewerkers het kwartje. “Je ziet ineens wat we al die tijd aan het doen waren,” zegt Pim. “De nieuwe flexibiliteit in het gebouw sluit perfect aan op de digitale werkplek. Het voelt alsof alles nu klopt.”
Voor Marco is het traject een bewijs dat je met de juiste mix van techniek, communicatie en veranderkunde enorme stappen kunt zetten. “Je kunt blijven denken aan beren op de weg, maar je kunt ook beginnen en al doende leren. Dat hebben we hier gedaan. En als je dan ziet waar de vier organisaties nu staan, dan ben ik daar echt trots op.”
“De nieuwe flexibiliteit in het gebouw sluit perfect aan op de digitale werkplek. Het voelt alsof alles nu klopt.”
Pim Geluk
Teamleider I&A bij de gemeente Vlissingen
Deze collega's werkte aan het project
Elke maand nieuwe inzichten, gewoon in je inbox.
Elke maand delen we wat we leren in het veld: hoe organisaties werken aan betere samenwerking, meer draagvlak, slimme technologie en duurzame werkplekken. Compact, inspirerend en direct toepasbaar in jouw praktijk.