Van maanden naar minuten: hoe AI procesoptimalisatie versnelt en de organisatie verandert

Tijdens hun sessie op de YNNO Summer Experience 2025 lieten zij zien hoe AI kan helpen om processen niet alleen slimmer, maar ook véél sneller te optimaliseren.

Van maanden naar minuten

“Wat we vaak zien,” vertelt Bertie, “is dat er maanden overheen gaan voordat een vraag scherp is. Die begint meestal bij de business, maar al snel schuiven ook IT en andere afdelingen aan, en dan wordt het al snel een ingewikkelde puzzel. Voor je het weet, ben je maanden verder zonder dat er echt iets ligt.”

AI kan dat patroon doorbreken. Volgens Thijs biedt het juist binnen Business Process Management (BPM) enorme kansen om snelheid te maken. “Als je de juiste mensen bij elkaar zet, kun je met de huidige AI-tools binnen dagen – of zelfs binnen minuten – een proces concreet maken. Je kunt letterlijk laten zien hoe iets eruitziet en dat verandert de hele manier waarop we digitalisering aanpakken.”

Tijdens de sessie mochten de twintig deelnemers, professionals uit onder meer gemeenten, banken en zorgverzekeraars, hun eigen casussen inbrengen. En wat er toen gebeurde, maakte indruk.

Real time resultaat

Een deelnemer van een Nederlandse gemeente vroeg zich af hoe je het proces kunt verbeteren om oude bouwtekeningen op te vragen uit het archief. Terwijl het publiek toekeek, ging Thijs live aan de slag met een AI-tool. “Ik voerde enkele prompts in,” vertelt hij, “en binnen vijf minuten verschenen er schermen en processtappen alsof je het al doorliep.” De zaal keek verbaasd toe. Bertie glimlacht: “De verbaasde blikken spraken boekdelen. Mensen beseften: dit is geen toekomstmuziek, dit kan nú al.”

Die snelheid maakt het verschil. Waar organisaties vroeger talloze sessies nodig hadden om processen op papier te tekenen, kun je nu in een paar minuten laten zien hoe het eruitziet. Dat maakt het makkelijker om draagvlak te creëren en sneller beslissingen te nemen.

Van IT-traject naar veranderingstraject

De demonstratie maakte ook duidelijk dat versnellen niet alleen om technologie draait. “Als je altijd vanuit IT blijft aansturen,” zegt Thijs, “dan blijf je hangen in oude patronen. De échte versnelling ontstaat pas als je organisatie breed gaat denken en de business en IT echt samen laat werken.”

Volgens Bertie worstelen veel organisaties nog met die stap. De techniek is er, maar de manier van werken moet meebewegen. “Tijdens de sessie zagen we dat iedereen het erover eens was dat het kan, maar dat je draagvlak nodig hebt om die snelheid ook écht te benutten. Thijs voegt toe: “Tooling zoals Blueprint van Pega kunnen een enorme versneller zijn, maar alleen als de organisatie er zelf klaar voor is. Dat betekent sneller besluiten nemen, minder schijven om doorheen te moeten en mandaat dat dichter bij de werkvloer ligt. Als je processen, governance en besluitvorming niet mee verandert, bouw je in feite alleen maar een digitale snelweg – vol stoplichten. De potentie om te versnellen is er dan wel, maar je komt alsnog in de file te staan. Juíst in het slimmer inrichten van verantwoordelijkheden en het geven van vertrouwen aan teams zit de echte winst.”

Meer weten?

De sessie van Thijs en Bertie liet zien hoe AI procesoptimalisatie kan versnellen en organisaties helpt om met meer vertrouwen te bewegen in een onzekere wereld.