Column – Zo start je slim met AI op de werkvloer (zonder te verzuipen)

Veel organisaties roepen het al een poosje: we moeten iets met AI. Maar wat precies? Waar begin je? En welke tools zijn er zoal? Het zijn vragen die in deze prille fase van het proces al snel naar boven komen drijven. En dan te bedenken dat de belangrijkste uitdaging vaak nog onbenoemd blijft. Want hoe zorg je er nou dat medewerkers er ook écht iets aan hebben?

Het is een reflex die we vaak zien bij de introductie van nieuwe technologie: meteen grootschalig uitrollen! Geef elke medewerker een Microsoft Copilot-licentie en ze gaan het als vanzelf op de juiste manier gebruiken. Helaas, bij AI-tools leidt dat zelden tot het gewenste resultaat. Hoe dat komt? Veel collega’s raken verdwaald in het oerwoud van features of snappen nog niet zo goed hoe ze hieruit voordeel halen. En dan is er ook nog een groep die dit soort nieuwe mogelijkheden als bedreigend ervaart. En daarom: begin klein.

Drie niveaus van AI

Wat hierbij helpt is om onderscheid te maken in verschillende niveaus waarop AI waarde toevoegt. Zo wordt meteen duidelijk dat je niet meteen het hele bedrijf hoeft om te gooien, maar stap voor stap kunt bouwen.

• Individueel: hier ligt de snelste winst. Medewerkers besparen direct uren door teksten te laten samenvatten, formats te laten maken of stukken te laten redigeren. Zie het als een slimme stagiair die 24/7 beschikbaar is. En kijk samen wat je met die tijd kunt doen.
• Teamniveau: complexer, maar uiteindelijk met grotere impact. Teams kunnen actielijsten en notulen automatisch laten genereren of AI inzetten om offertes te laten opstellen op basis van eerdere voorbeelden. Moet iedereen nog overal bij zijn? En kunnen agents een gedeelte van het werk overnemen? Binnen een kwartaal zie je hier al resultaat.
• Organisatieniveau: dit is het strategische speelveld. Denk aan geautomatiseerde klantenservice in een webshop,digitale triage bij een huisartsenpraktijk of het volledig automatiseren van een administratief proces. Hier raakt AI de kernprocessen van de organisatie en zo ontstaat structurele efficiëntie. Enthousiasme is besmettelijk

AI kan dus op meerdere niveaus impact hebben. Ook om die reden is het verstandig om niet meteen alles tegelijk te willen. Begin zoals gezegd op kleine schaal, met een pilotgroep, een duidelijke use cases en de juiste begeleiding. Telt jouw organisatie 100 medewerkers? Start dan bijvoorbeeld met 10 proefkonijnen. Gaat het om een bedrijf met 6.000 mensen op de payroll? Maak er dan een paar honderd van. Zij worden bij de hand genomen, krijgen praktische toepassingen aangereikt en leveren je waardevolle feedback voor het verdere proces. Wordt er bijvoorbeeld daadwerkelijk tijd bespaard? Welke functies vinden ze nuttig en welke wat minder? Door die ervaringen te monitoren, ontstaat een businesscase die een verdere uitrol rechtvaardigt. En het ook aantoonbaar is dat er resultaten worden geboekt.

En – natuurlijk is dit preken voor eigen parochie – het helpt om hierbij een partij in te schakelen die weet hoe je zo’n proces begeleidt.

Succesvolle pilots leveren trouwens niet alleen data op, maar ook verhalen. En juist die zijn cruciaal. Dit gaat om medewerkers die laten zien hoe zij AI inzetten, van sneller rapporten schrijven tot beter voorbereide vergaderingen. Zoiets werkt aanstekelijk. Voeg daar een vleugje schaarste aan toe (‘we hebben nu maar een beperkt aantal licenties beschikbaar’) en je krijgt zeer waarschijnlijk als vanzelf meer animo. De enthousiaste koplopers trekken de rest mee.

Enthousiasme is besmettelijk

Een simpele, maar doeltreffende use case. Die mag in dit betoog niet ontbreken. Er kwamen net al een paar voorbeelden langs, waaronder het automatisch laten redigeren van teksten. Wij zien bij onze klanten dat efficiëntere vergaderingen vaak in de top 3 staat van directe voordelen. We vergaderen wat af in Nederland, wat onder meer het gevolg is van het hybride werken. AI – mits op de juiste manier ingezet – kan daar iets aan doen. Zo helpt het de deelnemers al in de voorbereidingsfase. Van rapporten samenvatten, relevante vragen formuleren of een overzicht maken van kernpunten. Het resultaat? Deelnemers die beter beslagen ten ijs komen en vergaderingen die minder tijd kosten. Maar je kunt zelfs nóg een stapje verder gaan. Wanneer AI signaleert dat vijf van de acht deelnemers niets hebben gezegd, stelt het de vraag of zij er de volgende keer überhaupt bij hoeven te zijn. Dat maakt je vergaderingen opnieuw effectiever. En vaak ook nog een stukje korter.

Onzekerheid als constante factor

Denk nu even door. Wat betekent het bijvoorbeeld voor je werkomgeving als je voortaan met kleinere vergaderruimtes toe kunt. Kun je makkelijk op- en afschalen? In deze door AI-gedomineerde toekomst is flexibiliteit het sleutelwoord. In huisvesting, contracten, kantoorinrichting en werkprocessen. Want of AI straks vooral onze persoonlijke assistent wordt, onze vergaderingen drastisch inkort of hele primaire processen overneemt; de richting is helder. AI wordt geen trucje, maar een onmisbaar onderdeel van ons werk. Stap voor stap groeit deze technologie de komende jaren uit tot een vanzelfsprekend hulpmiddel. Net zo normaal als e-mail of internet ooit werden. De vraag is dus niet langer of je met AI aan de slag gaat, maar hoe slim je begint.