Een nieuwe werkomgeving is als een frisse start. Het mooie ontwerp is tot leven gekomen en de verwachtingen zijn hoog. En toch hoor je men na een paar maanden alweer fluisteren: ‘Het loopt nog niet helemaal lekker’. Medewerkers vallen terug in oude patronen, tools en faciliteiten die niemand snapt, en de energie van de start is snel vervlogen. Hoe kan dat?

In dit derde deel van ons drieluik kijken we naar de meest gemaakte fouten bij het gebruik van de werkomgeving. Want een goed ontwerp is pas het begin; het echte werk begint zodra medewerkers er dagelijks mee aan de slag gaan.

1. 100 dagen klagen: lekker laten gebeuren

Bij een nieuwe werkomgeving hoort gewenning. Je zit op een andere plek, de faciliteiten zijn anders en dat nieuwe AV-systeem gaat z’n eigen gang. Heel logisch dus dat mensen klagen. Sterker nog, je gaat het niet voorkomen. Klagen is een natuurlijke reactie op verandering. Het is een manier voor mensen om grip te krijgen op een nieuwe situatie, hun verwachtingen te herijken en om hun ervaringen te delen.

Waar het vaak misgaat, is dat organisaties te snel willen ingrijpen en bijsturen. Dat klinkt lekker productief, maar is eerder contraproductief. Hou daarom als stelregel aan: 100 dagen klagen, zonder in te grijpen. Onze tip: hou alle signalen bij in een logboek en bepaal na die 100 dagen welke punten je wel aanpakt en welke niet. Gebruik deze periode dus om te inventariseren wat nog niet lekker loopt. Niet om te negeren, maar om te begrijpen en een juiste oplossing te vinden.

Maak onderscheid tussen:

  • Praktische zaken: zoals ontbrekende instructies, technische storingen of onhandige indelingen. Deze zijn vaak snel op te lossen, maar het is waardevol om eerst te zien of ze structureel zijn.
  • Signalen over samenwerking, gedrag en cultuur: zoals onduidelijkheid over eigenaarschap, spanningen tussen teams of een gebrek aan vertrouwen. Dit vraagt om een andere aanpak en meer tijd.

2. Gebrek aan (gezamenlijk) eigenaarschap

De werkomgeving is van iedereen, maar dat betekent meestal dat niemand zich er verantwoordelijk voor voelt. De werkomgeving wordt helaas vaak gezien als het domein van Facilities. In het gunstigste geval zijn IT en HR betrokken geweest bij de ontwikkeling. Maar zodra het project is afgerond, verdwijnt dat gezamenlijke eigenaarschap als sneeuw voor de zon. Teams gaan hun eigen weg en werkafspraken verwateren. Digitale tools sluiten niet meer aan bij de werkafspraken. Het gevolg: niemand bewaakt de samenhang.

Hoe voorkom je dit? Blijf, ook na oplevering, de werkomgeving evalueren op fysiek, sociaal/organisatorisch en digitaal vlak. Stel ambassadeurs of sponsoren in de teams aan om de werkafspraken levend te houden. Of werk met floormanagers die je oren en ogen zijn op de werkomgeving en signalen opvangen over wat wel en niet werkt. Check als workplace manager regelmatig bij deze personen in om te horen hoe het gaat met de huisvesting op tactisch/strategisch niveau.

Maak eigenaarschap expliciet. Leg vast wie waar verantwoordelijk voor is, niet alleen tijdens het project maar juist daarna. Door eigenaarschap expliciet te maken en te verankeren in de organisatie, voorkom je dat de werkomgeving stilvalt.

3. Het is een verbouwing geweest, maar geen transitie

Eerder schreven we over het belang van het betrekken van medewerkers en begeleiden van de (gedrags)verandering binnen een nieuwe werkomgeving. Regelmatig zien we dat hier te weinig of zelfs geen oog voor is. Een kleine spoiler: mensen veranderen zichzelf niet.

De gevolgen hiervan worden vaak pas tijdens het gebruik van de werkomgeving zichtbaar. De werkomgeving is dan wel vernieuwd, maar men vervalt snel in oude gewoontes en (werk)patronen. Of medewerkers zijn niet goed meegenomen in hoe ze de werkomgeving juist gebruiken, wat leidt tot onduidelijkheid en ontevredenheid in de wandelgangen.

De manier hoe men in de nieuwe omgeving werkt, is voor iedereen net iets anders. Het is van cruciaal belang dat de leidinggevende dit verhaal kan vertellen aan hun teams. Dat is waar het vaak mis gaat. Organiseer dit door uit ieder MT of voor iedere doelgroep een SPOC (Single Point of Contact) aan te stellen die betrokken blijft en helpt om dit verhaal, passend bij hun afdeling, te vertellen. Doordat dit een vast persoon is wordt de drempel veel lager om om hulp te vragen, of om samen dat verhaal te creëren.

Een vernieuwde werkomgeving vraagt om nieuw gedrag en dat ontstaat niet vanzelf. En met één workshop of een poster in de lift ben je er niet. Maak er écht werk van. Het vraagt om begeleiding, herhaling en voorbeeldgedrag. Alleen dan wordt de werkomgeving niet alleen fysiek anders, maar ook de cultuur en het gedrag van medewerkers duurzaam anders.

4. Experimenteren, meten & bijsturen

We verzamelen veel data: wie wanneer waar zat, hoeveel ruimte er nog beschikbaar is en of dat ene scherm ooit is gebruikt. Maar als die data vervolgens onaangeraakt in de cloud blijft staan, kunnen we de werkomgeving dan eigenlijk wel steeds een beetje beter maken?

Een werkomgeving is geen eenmalig project dat je oplevert en daarna niet meer naar om kijkt. De werkomgeving moet mee kunnen bewegen met veranderend werkgedrag, teamgroottes, technologie en organisatieontwikkelingen. Dat vraagt om een lerende organisatie: een organisatie die experimenteert, monitort en bijstuurt waar nodig.

Zeker in een tijd waarin we alle ontwikkelingen niet kunnen bijbenen, denk aan AI, duurzaamheid, autonomie en veranderende verwachtingen van medewerkers, is het belangrijk om niet te blijven hangen in het ontwerp van gisteren. Hierover schreven we eerder in de Benchmark Nederlandse Werkomgeving.

Wat helpt? Combineer kwantitatieve en kwalitatieve data, gebruik data als startpunt voor een dialoog, experimenteer bewust en maak het cyclisch. Plan vaste momenten in om te meten en bij te sturen. Meten is niet alleen weten, maar ook verbeteren. Oh ja, en betrek je stakeholders (je weet wel: HR, IT en de business).

5. Service? Oh, dát waren we vergeten

Leuk, nieuw en gezellig restaurant, maar serveer je daar hetzelfde broodje kaas als voorheen of vraagt dat ook om nieuwe en frisse gerechten? En tof zo’n hippe koffiebar, maar staat daar ook een gezellige barista die met liefde jouw kop koffie maakt?

Een mooie nieuwe jas is niet genoeg en soort niet automatisch voor een betere ervaring. Ook de services moeten mee veranderen. Die nieuwe en frisse omgeving wekt verwachtingen.

Neem bijvoorbeeld een restaurant. Het ziet er fancy uit, er draait een passende, maar wat als de bediening te wensen over laat en het eten totaal niet past bij de sfeer…we kennen het allemaal.

Waarom kijken we op kantoor dan niet naar die totaalbeleving? We komen dan misschien wel minder naar kantoor dan vroeger, maar zijn ondertussen wel een stuk kritischer geworden. Focus op beleving. Door die ruimte en de services op elkaar af te stemmen en te focussen op beleving til je ieders werkdag naar een hoger niveau.

Een werkomgeving ontwikkelen is geen momentopname dit vraagt continue afstemming van vraag en aanbod en actief inspeelt op de ontwikkelingen in de markt. Je wilt immers dat de werkomgeving niet alleen nu maar ook in de toekomst passend blijft.

Meer weten over hoe we dat bij YNNO aanpakken? Neem dan contact op met Roos (06- 51 97 07 24), zij weet alles van werkplekken die wél werken.