Vacature: Parttime Officemanager

De touwtjes in handen nemen en de eindjes aan elkaar knopen!

Ben jij energiek, enthousiast, flexibel, gastvrij en heb je zin om ons secretariaat te komen versterken? Lees dan snel verder!

Voor deze functie zijn wij op zoek naar een enthousiaste officemanager die met zijn/haar servicegerichte skills een toevoegde waarde is voor zowel het adviesbureau YNNO als haar initiatieven Youmeet en Youwork. Als derde lid van ons office management ben je dagelijks bezig met secretariële werkzaamheden en vervul je de rol als gastvrouw/gastheer. Je zal je volledig richten op de ondersteunende en facilitaire rol binnen de organisatie. De functie wordt uitgevoerd in een dynamische omgeving met veel ad-hoc werkzaamheden, geen dag is hetzelfde!

Wie is YNNO?

YNNO (spreek uit: you know) is het adviesbureau dat gespecialiseerd is in nieuwe manieren van werken. Wij helpen organisaties om de prestaties in hun werk op een hoger plan te brengen. Iedere organisatie kan daarmee eigen ambities op dit gebied waarmaken en een nieuw niveau van presteren bereiken. Samen met de organisaties werken wij aan een vernieuwende strategie, een geslaagde implementatie en borging van duurzame resultaten. Met onze passie en ons vak brengen wij frisse ideeën en inspiratie mee om de mensen te enthousiasmeren, onderling te verbinden en mee te nemen in deze verandering.

Kom je ons team versterken?

Ben jij 

  • Goed in administratieve werkzaamheden?
  • Ervaren met Microsoft Office 365?
  • Communicatief sterk, zowel per mail als face-to-face?
  • Iemand die daadkrachtig en adequaat reageert op telefonische vragen?
  • Uitmuntend in de Nederlandse taal in woord en geschrift? Engels is een pré.
  • Gastvrij en dienstverlenend in het ontvangen van gasten?
  • 24 uur per week beschikbaar op dinsdag, woensdag en donderdag tussen 08.30 en 17.00 uur?
  • Opgeleid op minimaal MBO niveau?
  • Bekend met de nieuwe manieren van werken?
  • Woonachtig in omgeving Utrecht?

Bij de functie horen o.a. de volgende werkzaamheden:

  • Ontvangst van de bezoekers
  • Aannemen en doorschakelen van de telefoon
  • Aanspreekpunt voor onze adviseurs
  • Uitvoeren van administratieve werkzaamheden
  • Redigeren van offertes
  • Voorraadbeheer van kantoorartikelen
  • Ondersteunende HR werkzaamheden
  • Plannen, organiseren en coördineren van interne en externe bijeenkomsten
  • Goed huismeesterschap in de kantoorbox.

Een greep uit jouw dag!

Rond 08.30 uur kom jij aan bij ons mooie kantoor in Utrecht. Door de omgeving waarin je werkt word je al blij en begin je de dag met goede energie. Na het vinden van een werkplek in onze “box” haal je een lekkere kop koffie of thee uit de Brasserie en start je jouw laptop op. In de box loop jij alle werkplekken na om te kijken of het er netjes bij staat, jij zorgt ervoor dat iedereen die komt werken met een goed gevoel binnen komt. Gedurende de dag beantwoord je de telefoon, ontvang je gasten en beheer je de mailbox van het secretariaat. In deze mailbox komen diverse vragen binnen. Denk hierbij aan het reserveren van vergaderruimtes, het reserveren van parkeerplaatsen, het boeken van reizen, het redigeren van offertes, ziekte- en betermeldingen registreren, het maken van arbeidsovereenkomsten en het aanmaken van opdrachtdossiers. De ochtend vliegt voorbij en het is alweer tijd voor de lunch. Je hoeft niets mee te nemen want de Brasserie verzorgt iedere dag heerlijke maaltijden. Na de lunch check je gelijk of de box nog netjes is en loop je een rondje. In de middag ga je aan de slag met dingen die jij zelf hebt gesignaleerd of met kleine projecten waar je aan meewerkt, denk hierbij aan een intern uitje wat je aan het organiseren bent of het meehelpen aan diverse HR-werkzaamheden. Ondertussen rinkelt af en toe de telefoon en hou je de mailbox goed in de gaten. Aan het einde van de dag begin je alvast na te denken over de volgende dag en controleer jij of alle afspraken goed in de agenda staan en alles facilitair daarop is afgestemd. Rond 17.00 uur check jij nog een laatste keer de mailbox, maak je de werkplekken voor de volgende dag netjes en maak je je klaar om naar huis te gaan.

Wat bieden wij?

Wij werken met een gedreven en collegiaal team in een open innovatieve werkomgeving en bieden uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, o.a. een goede interne regeling. Onze salarisindicatie op basis van ervaring en opleiding ligt tussen de €2.000,- en €2.400,- op basis van 40 uur per week.

Fun en social is voor ons erg belangrijk en daarom organiseren wij regelmatig leuke activiteiten met elkaar.

Werk jij straks in het mooie Creative Valley?

Stuur jouw originele sollicitatie voorzien van cv, foto en leuke motivatiebrief of filmpje naar solliciteer@ynno.com t.a.v. Danielle Schrijver. Heb je vragen? Neem contact op via 030 767 05 00.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld!