• Karin Borghouts
  • Karin Borghouts
  • Karin Borghouts
  • Karin Borghouts

De ambitie: grootscheepse renovatie en complete herinrichting van het stadhuis

Alleen de pilaren stonden nog overeind, voor de rest was het stadhuis van de gemeente Tilburg volledig uitgekleed en klaar voor een grootscheepse renovatie. YNNO begeleidde het hele project, vanaf de bouwkundige oplevering tot ingebruikname. “Alleen de wanden en vloeren hebben we niet gedaan”, vertelt Bart van Roekel, projectmanager bij YNNO, over het megaproject. “Al het andere wel: de hele afwerking en de complete inrichting van meubilair en van sfeerverlichting tot gordijnen en whiteboards.” In de aanloop naar deze compleet nieuwe werkomgeving, bereidde YNNO in een eerder project 1200 ambtenaren voor op een flexibel werkconcept en digitaal samenwerken. Dit in nauwe samenwerking met de programmaorganisatie van de gemeente, zodat zij het verandertraject zelf konden voortzetten voor de overige collega’s.

“Alleen de wanden hebben we niet gedaan. Voor de rest deden we alles: de hele afwerking en de complete inrichting.”
Bart van Roekel, projectmanager YNNO

Rol van YNNO: alles managen en in kaart brengen, van koffieservice tot camerabewaking

In oktober 2020 kreeg YNNO de sleutel van het gestripte stadhuis en begon het afstemmen met de architect, zo’n 30 leveranciers, het uitzoeken en bestellen van de complete inrichting met sfeerverlichting, zonwering, meubilair, lockers, hardware maar ook de kunst aan de muur, de bewegwijzering in en om het gebouw en alle facilitaire voorzieningen zoals de keuken, pantry, de planten, schoonmaakservice en catering.

Projectmanagement

Ons traject als projectleider Inrichten startte samen met het strategisch team door een heldere opdracht te formuleren en deze te vertalen naar een integrale planning, benodigde inzet, bijhorende budgetten en bemensing van het team. Gedurende het gehele traject hield YNNO verantwoordelijkheid op alle beheersaspecten van het programma in de fase waarin het pand gevuld werd met zowel de fysieke materialen alsook met de relevante werkprocessen die aangepast moesten worden aan de nieuwe omgeving.

“Het is essentieel om aan de voorkant helderheid te scheppen over het resultaat dat je samen wilt bereiken en welke afhankelijkheden, kaders en tussenstappen hiervoor van belang zijn.”
Nick Lettink, Adviseur en Programmamanager YNNO

Alle processen en voorzieningen uitgewerkt

Ondertussen hield YNNO het overzicht op het uitwerken van alle facilitaire processen: wie heeft wanneer koffieservice, wanneer en hoe worden de gordijnen gewassen, wie geeft wanneer de planten water? Eenzelfde procesbeschrijvingen werden gemaakt voor onder meer de veiligheid in het gebouw, het regelen van toegang tot het gebouw, camerabewaking en verdeling en beveiliging van lockers en kasten. Ook alle hardware en audiovisuele voorzieningen werden in kaart gebracht: welke apparatuur is voor welke werkplekken of vergaderruimten en hoe bedien je het? Bart illustreert de omvang van het project: “We hadden dagelijks overleg met gemeente, wekelijks afstemming met het projectteam en wekelijks overleg met de opdrachtgever om alle keuzes te bespreken: van koffiekopjes tot beeldschermen. Ik denk dat we een jaar lang samen 200 mails per dag en 80 telefoontjes hebben beantwoord om alles in goede banen te laten verlopen.”

In de juiste volgorde op elkaar afgestemd

De volgende fase bestond uit het checken en plannen van alle leveringen. Had een tafel rond moeten zijn in plaats van vierkant en paste de sfeerverlichting niet, dan ging de zending weer retour. En alles moest in de juiste volgorde op elkaar worden afgestemd: eerst de muren witten, dan de gordijnen ophangen en dan pas het scherm installeren. Waarbij voor een scherm zo’n vier partijen ingeschakeld moesten worden: eerst de leverancier, dan de elektricien voor het doortrekken van de kabels, vervolgens de klusser om het op te hangen en de ICT-er om alles te installeren.

“Wij zijn blij dat we opdrachtgevers het vertrouwen kunnen geven dat zo’n project tot op detailniveau bij ons in goede handen is.”
Bart van Roekel, projectmanager YNNO

Het resultaat: rust voor de klant in een project met een heel brede scope en grote ambitie

De opdrachtgever prees dit denken en doen in de breedte van YNNO. Een groot en complex project waar YNNO niet alleen als adviseur maar vooral als projectmanager alles in goede banen leidde, pragmatisch en oplossingsgericht. Wat de klant vervolgens rust gaf. Nick haalt een uitspraak aan van de opdrachtgever: “’Ondanks dat de stress en scope zo groot is, zijn jullie ontspannen bezig en gaan bestellingen eruit alsof jullie een koffie bestellen’, en dat is natuurlijk tof om te horen. Wij zijn blij dat we opdrachtgevers het vertrouwen kunnen geven dat zo’n project bij ons in goede handen is, omdat we tot op detailniveau weten hoe we dit soort trajecten moeten inrichten en implementeren.”

Op 18 april 2021, 212 jaar nadat Tilburg stadsrechten kreeg, opende het compleet vernieuwde stadhuis de deuren. Het is nu een duurzame ontmoetings- en werkplek waar ook Tilburgers, ondernemers en partners van de gemeente kunnen samenwerken aan de uitdagingen van de stad. Je leest meer over de opening van het nieuwe stadhuis in dit artikel.