De ambitie: overstap naar Rijkszaak binnen 10 maanden tijd en volgens budget

Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) werkt sinds januari 2019 met RijksZaak, de standaard clouddienst voor zaakgericht werken voor overheidsorganisaties. Door deze generieke IT-dienst en businessoplossing kunnen overheden in één systeem zaakgegevens, proces, dossier en interactie afhandelen. De overstap was dringend nodig voor de onafhankelijke toezichthouder op de delfstoffen- en energiewinning in Nederland. De organisatie ziet toe op de veiligheid en milieubescherming bij mijnbouwactiviteiten, het gasnetwerk en wind op zee. SodM. Inspecteurs gebruikten daarvoor een verouderd registratiesysteem dat hun werk onnodig moeilijk maakte en processen vertraagde. “Niets doen was eigenlijk geen optie meer”, vertelt Yvon Perquin, hoofd Informatiemanagement bij SodM. “Er was sprake van een continuïteitsprobleem en we konden geen nieuwe ontwikkelingen uitvoeren. Daarbij wilden we meer grip op de werkprocessen en meer stuurinformatie. Kort gezegd: meer zaakgericht werken.”

Rol YNNO: projectleiding en gelijkwaardige business- en sparringspartner

Een spannende stap want wat betekent dat, de implementatie van een heel nieuw systeem? Welke aanpak kies je? Met wie ga je in zee? En hoe ga je samen als opdrachtgever en opdrachtnemer door het traject? Thijs Gaanderse van YNNO is vanuit DICTU als projectleider betrokken bij het project: “We hebben het vanaf het begin als een gemeenschappelijk project gezien. Als je de problemen van de opdrachtgever probeert te snappen, zorg je ervoor dat je echt oplevert wat nodig is, werkt je veel prettiger samen en is er vertrouwen. In projecten moeten we af van de traditionele klant-leverancier verhouding, iets wat bij SodM goed gelukt is.”
Half februari 2018 kwam er groen licht voor de implementatie. De planning was strak, binnen tien maanden, en het budget een vaststaand gegeven. Daarom bepaalde Thijs samen met Yvon vroeg in het traject het minimale product. Wat doen we nu, in ieder geval? En wat doen we later, eventueel? De koppelingen hebben we zo veel mogelijk doorgeschoven naar een volgende fase. Op het lijstje wél te realiseren koppelingen stond de integratie van e-mail en Kofax. Yvon geeft aan dat ze zelden een dergelijk goed geolied team heeft zien opereren. “Er waren een of twee wissels in het team. Meestal krijg je dan een dip bij de wissel maar we hebben hier helemaal geen last van gehad. Dit zegt iets over het team en de verbinding. Het zijn uiteindelijk de mensen die een dergelijk traject tot een succes maken.”

Het resultaat: in een keer over en daarna optimaliseren in de praktijk

Begin januari is SodM in een keer overgestapt naar het nieuwe systeem. De medewerkers werden stap voor stap voorbereid met handleidingen, trainingen en ondersteuners op de werkplekken. Dat de overstap bij sommige medewerkers op enige weerstand stuitte is begrijpelijk, vindt Yvon. “Het is altijd moeilijk om afscheid te nemen van een systeem waarmee je kunt lezen en schrijven. Dat hoort er nu eenmaal bij. Om de acceptatie te vergemakkelijken hebben we snel kleine onhandigheden gefikst.” Dat je pas in de praktijk merkt hoe een systeem echt werkt, is ook logisch, denken zowel Yvon als Thijs. En dus maakten ze dankbaar gebruik van vragen als “is het niet slimmer als…” en “kunnen we niet ook zus en zo…” om het systeem verder te optimaliseren. Yvon spreekt van een soepele implementatie en kijkt tevreden terug: “Vooraf hikten we nogal aan tegen de kosten. Maar het hele project is binnen budget gerealiseerd. Bovendien is ons veel technische ellende uit handen genomen door Thijs, zodat we ons helemaal konden richten op de gebruikers in plaats van alleen de techniek. Na 30 jaar in de IT zie ik eindelijk iets waarvan ik zeg: die weg moeten we op.”

“We hebben het vanaf het begin als een gemeenschappelijk project gezien. Zo werk je veel prettiger samen en is er vertrouwen.”
Thijs Gaanderse, adviseur bij YNNO

 

“Ik heb zelden zo’n goed geolied team gezien. Dit zegt iets over de verbinding. Het zijn uiteindelijk de mensen die een dergelijk traject tot een succes maken.”
Yvon Perquin, hoofd Informatiemanagement SodM