Een toekomstbestendige werkomgeving neerzetten in een organisatie die zélf continu in beweging is – dat was de uitdaging bij Essent in Den Bosch. Samen met YNNO werkte de energieleverancier aan het realiseren van de Future Workspace: een werkomgeving die hybride werken ondersteunt, duurzaamheid ademt en mee kan bewegen met toekomstige ontwikkelingen. YNNO-adviseur Jamie Douw was onderdeel van het projectteam en vertelt hoe Essent erin slaagde een kantoor te realiseren dat medewerkers vandaag ondersteunt én morgen vooruithelpt.

De ambitie: hybride, duurzaam en flexibel

Het hoofdkantoor van Essent was aan verandering toe. De huidige werkomgeving sloot niet meer aan bij de manier van werken. En bij een organisatie die volop met de toekomst bezig is, hoort een werkomgeving die daarbij past.

Essent had een mooie ambitie voor haar Future Workspace: een werkomgeving creëren die hybride samenwerking ondersteunt, teams verbindt en innovatie stimuleert. En dat zo duurzaam mogelijk met maximale inzet van bestaande materialen. En bovenal: flexibel. Geen rigide indeling, maar een adaptieve omgeving die eenvoudig mee kan veranderen met de organisatie.

Van advies tot nazorg

Essent schakelde YNNO in om de ambitie en het ontwerp te vertalen naar een concrete aanpak én uitvoering. Omdat Facility Services bewust compact is georganiseerd, was er behoefte aan tijdelijke versterking. Vanuit YNNO stapten we met een multidisciplinair team in het project en namen we meerdere rollen op ons. We waren verantwoordelijk voor het projectmanagement rondom de realisatie, tijdelijke invulling van het Workplace Management, interne communicatie, verhuisbegeleiding én de evaluatie na oplevering.

YNNO werkte volgens een masterplan met vier fases voor de realisatie en verhuizing. “Het kantoor bleef gedurende de hele verbouwing open zodat de medewerkers altijd een werkplek hadden.”, aldus Koen Lukje, projectmanager YNNO.

“Integraliteit was een rode draad,” zegt Sander de Jong, integraal projectmanager bij YNNO. “We keken niet alleen naar bricks, bytes en behaviour, maar besteedden ook expliciet aandacht aan belonging: de zichtbaarheid van de Essent-identiteit in de ruimte.”

Jamie Douw benadrukt het belang van blijven monitoren en luisteren naar wat er binnen de organisatie gebeurt na zo’n verandering. “Na de oplevering zijn we actief in gesprek gebleven met teammanagers. Door signalen snel op te pikken en in gesprek te blijven, konden we op tijd bijsturen zonder meteen fysieke ingrepen te doen.”

Resultaat: één concept met vele gezichten

Essent koos voor een generiek werkplekconcept dat op elke verdieping terugkomt. Hierdoor is het kantoor eenvoudig aan te passen aan toekomstige veranderingen – afdelingen kunnen verplaatsen zonder dat daar ingrijpende verbouwingen voor nodig zijn. Tegelijk werd op teamniveau gewerkt met vlekkenplannen, zodat collega’s elkaar gemakkelijk vinden en onderlinge samenwerking gestimuleerd wordt.

Het resultaat is een werkomgeving die logisch en herkenbaar aanvoelt, maar tegelijkertijd maximale flexibiliteit biedt. Daarbij werd duurzaamheid concreet gemaakt: ruim 90 procent van het meubilair werd hergebruikt, evenals 70 procent van de vloerafwerking. Het kantoor bleef bovendien tijdens de verbouwing in gebruik – een prestatie op zich.

Toch hield het daar niet op. Tussen de initiële start van het project en de oplevering groeide Essent sneller dan verwacht, wat op drukke dagen leidde tot volle werkvloeren. Jamie: “We hebben samen met managers oplossingen verkend die niet meteen fysieke aanpassingen vereisten. Denk aan het spreiden van aanwezigheid of het aanscherpen van werkafspraken.”

De toekomst: continu blijven ontwikkelen

Na afronding van de realisatie stelde YNNO een plan op voor doorontwikkeling. Hierbij kun je denken aan zaken zoals het aanscherpen van de werkafspraken, de bezetting monitoren en hierop acteren, door de bezetting beter te spreiden door het pand.

Een werkomgeving vraag bij organisatie die in beweging is om continue aandacht.

“De (door)ontwikkeling van de werkomgeving moet een terugkerend en integraal onderwerp op de agenda zijn,” stelt Jamie. “Niet als jaarlijkse exercitie, maar als een continu proces. Alleen dan houd je aansluiting bij wat mensen en teams écht nodig hebben om goed te kunnen werken.”

Ook Jan Klein Goldewijk, manager Facility Services & Real Estate bij Essent, ziet de afronding van renovatie als startpunt van een nieuwe fase. “ Wij zijn continu in beweging. Je werkomgeving moet daar eigenlijk organisch in meebewegen. Dat betekent dat we weg moeten bij grootschalige renovaties en toe moeten na een proces waarbij we continu de veranderingen binnen Essent scherp in de gaten houden en hele gerichte, slimme ingrepen doen. Die zorgen dat ons kantoor onze medewerkers in staat blijft stellen om hun bijdrage aan de energietransitie te leveren”.

Met Future Workspace is die beweging op gang gebracht. En blijft Essent met YNNO’s adviezen bouwen aan een werkomgeving die klaar is en blijft voor de toekomst.