De ambitie: anders werken vraagt om anders reizen, met één mobiliteitsbeleid voor iedereen

Een jaar geleden rondde AON een intensief traject naar een nieuwe manier van werken af. Onder meer om beter samen te werken en de dienstverlening richting de klant te optimaliseren. Anders werken, dan ook anders reizen, dacht AON vervolgens. Één mobiliteitsbeleid voor 2600 medewerkers op alle locaties, van Maastricht tot Amsterdam. Met heldere afspraken, dezelfde voorwaarden – denk aan: ‘iedereen rijdt 2e klas’ – en een mobiliteitsvorm die past bij je taak en bij jouw woon-werkverkeer. Woon je dichtbij, dan kun je goed uit de voeten met een fiets of een OV-abonnement. En alleen als je veel onderweg bent voor je werk, kom je in aanmerking voor een lease-auto en een parkeerplek. “De uitdaging voor dit nieuwe mobiliteitsbeleid lag in het goed begeleiden van medewerkers, hen faciliteren in de nieuwe situatie en eventuele weerstand proberen weg te nemen,” vertelt Anouk Steffens, adviseur bij YNNO.

“Medewerkers hadden als vanzelfsprekend veel vragen maar de inloopsessies met de mobiliteitspartner namen een groot deel van de zorgen meteen weg.”   Anouk Steffens, adviseur bij YNNO

Rol YNNO: strategisch advies naar communicatie en management, algeheel projectmanagement

En dus zette YNNO hoog in op communicatie. Wat houdt het nieuwe beleid in? Wat verandert er voor jou? Waarom doen we dit zo? Wat is je alternatief, en misschien zelfs je voordeel? Dat betekent medewerkers vooraf goed informeren én uitleg geven wat de motivatie is achter bepaalde keuzes. Dat betekent ook het management in positie brengen en helpen de juiste boodschap te formuleren op het juiste moment. YNNO gaf strategisch advies en vormde de kritische schakel tussen AON en hun mobiliteitspartner. Daarnaast deed YNNO het hele projectmanagement om de implementatie in goede banen te leiden. Een gouden greep bleken de inloopspreekuren te zijn die samen met de mobiliteitspartner op alle locaties werden gehouden. “Medewerkers hadden veel vragen”, zegt Anouk. “Ze waren sceptisch, maar door de inloopsessies werden die zorgen meteen weggenomen. Daarnaast hebben we een speciale website en app in het leven geroepen. Behalve dat je hier alle informatie vindt, kun je met een druk op de knop ook een deelauto of -fiets reserveren, een declaratie indienen, een taxi bestellen en zien of een parkeerplek vrij is.”

“Door YNNO is het gelukt dit project geïmplementeerd te krijgen, binnen de tijd en met iedereen aangehaakt. En weinig sturing van onze kant.” Marianne Salomons, facility management director bij AON

Het resultaat: binnen planning, iedereen dezelfde mobiliteitskaart en extra deelfietsen en -auto’s

Binnen de tijdslijn van een jaar is het mobiliteitsbeleid op alle vestigingen van AON in heel Nederland geïmplementeerd en hebben alle medewerkers dezelfde mobiliteitskaart. Je zakelijke reizen kun je makkelijk declareren maar je kunt de kaart ook privé gebruiken. Parkeerplaatsen zijn teruggebracht tot het noodzakelijke aantal en parkeernormen zijn aangepast. En bij iedere locatie staan deelfietsen en deelauto’s, die inmiddels al worden uitgebreid omdat er zoveel vraag naar is. “Zonder YNNO was het niet gelukt om dit project binnen de planning en op deze manier geïmplementeerd te krijgen”, besluit Marianne Salomons, facility management director bij AON. “Met ‘op deze manier’ bedoel ik dat alle disciplines zoals ICT, financiën, communicatie, HR aangehaakt waren en bleven. Aanvankelijk wilde het niet zo vlotten met het uitvoeren van de actielijst maar YNNO zorgde als linking pin en aanjager dat iedereen deed wat hij moest doen. Ze hadden genoeg kennis in huis over mobiliteit, dus er was weinig sturing van onze kant nodig. Voor ons waren ze een gelijkwaardige samenwerkingspartner.”