De groei van Alliander, een van Nederlands grootste netbeheerders, brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Met heel veel extra medewerkers en toenemende drukte op populaire kantoordagen, zoals maandag, dinsdag en donderdag, is het noodzakelijk om de kantoorruimte slimmer te gebruiken. Hoewel er sprake was van een groeiend ruimtevraagstuk, bood een herziening van de manier van kantoorgebruik een oplossing. Het programma Alliander@Work werd opgezet om deze uitdagingen aan te pakken en tegelijkertijd ruimte te creëren voor meer samenwerking en toekomstige groei. Samen met YNNO is Alliander deze uitdaging aangegaan.

Ambitie: slim omgaan met ruimte en groei

De snelle groei van Alliander leidde tot toenemende druk op de kantoorcapaciteit. De beschikbare ruimtes waren, vooral op piekdagen, niet langer toereikend voor de groeiende organisatie. Tegelijkertijd waren woensdagen en vrijdagen veel minder druk, met inefficiënt gebruik van de kantoorruimte als resultaat.

Om dit ruimtevraagstuk aan te pakken zonder grote investeringen in extra kantooroppervlakte, besloot Alliander over te stappen op een systeem van afgestemde kantoordagen. Teams konden fysiek samenkomen op afgestemde kantoordagen, terwijl op andere dagen medewerkers thuis of elders werken. Daarnaast zijn ‘homebases’ ingericht: eigen ruimtes voor teams die samenwerking ondersteunen en ontmoeting stimuleren.

Joukje Bijlsma, HR-Verandermanager bij Alliander, legt uit: “Het doel is niet alleen om meer ruimte te creëren voor groei, maar ook om verbinding en samenwerking te behouden. Door deze aanpak hebben we de beschikbare ruimte beter kunnen benutten, én de kwaliteit van de prettige werkomgeving weten te handhaven.”

Rol van YNNO: samen werken aan verandering

Voor het realiseren van deze ambitieuze doelen was een sterke samenwerkingspartner nodig. YNNO werd ingeschakeld om zowel strategisch advies te bieden, als de uitvoering te begeleiden. Wat deze opdracht uniek maakte, was de nauwe samenwerking tussen Alliander en YNNO. Het veranderteam bestond uit collega’s van beide organisaties, die samenwerkten aan oplossingen en draagvlak creëerden.

YNNO speelde een sleutelrol in het vormgeven van de nieuwe werkpatronen en het begeleiden van het veranderproces. Daarbij werd gekozen voor een participatieve aanpak, waarbij leidinggevenden en contactpersonen in elk organisatie-onderdeel vanaf het begin betrokken waren. “We hebben vanaf het begin samen met leidinggevenden en vertegenwoordigers van de organisatieonderdelen gewerkt om een praktische invulling te geven aan de veranderingen,” vertelt Caroline de Vos van YNNO. “Het was een gezamenlijke puzzel om te bepalen wie, wanneer en waar kan werken.”

Joachim Netten, Manager Markt bij Alliander, vertelt: “Als vertegenwoordiger voor ons organisatieonderdeel was het mijn taak om de verbinding te leggen tussen ons organisatie onderdeel en het programma, met aandacht voor de behoeften van collega’s en de samenwerking met andere afdelingen. Voor mij draaide dit traject om samenwerking, luisteren en elkaar echt begrijpen. Zo hebben we samen stappen gezet naar een nieuwe werkomgeving die ruimte biedt voor groei en verbinding.”

Naast het ontwerpen van de oplossingen ondersteunde YNNO leidinggevenden bij het uitdragen van de veranderingen. Aandacht speelde hierin een belangrijke rol. Door gesprekken te blijven voeren, te luisteren, vragen te beantwoorden en transparant te communiceren, werden obstakels overwonnen en ontstond een cultuur van eigenaarschap. Die aanpak werd gecombineerd met een weloverwogen communicatie-aanpak. Zoals Ellen van Hattem, die de communicatie voor dit project zorgvuldig leidde, het verwoordt: “Goede communicatie is niet alleen informeren, maar ook verbinden en vertrouwen creëren, zodat iedereen zich onderdeel voelt van de verandering.”

Resultaat: ruimte voor samenwerking en groei

De introductie van afgestemde kantoordagen heeft Alliander geholpen om de schaarste in ruimte werkbaar te maken. De drukte is nu beter verdeeld over de week, waardoor medewerkers op populaire dagen als dinsdag en donderdag minder vaak tegen capaciteitsissues aanlopen. Maandag tot en met donderdag zijn nu gelijkmatiger bezet, terwijl vrijdag nog steeds rustig is, maar iets meer op de andere dagen lijkt.

Daarnaast heeft het project bijgedragen aan een belangrijke cultuurverandering. Leidinggevenden zijn nog actiever betrokken bij het managen van de werkpatronen binnen hun teams en dragen bij aan een bewuste en efficiënte samenwerking. Ook voelen zij zich beter ondersteund en zien zij de voordelen van een werkomgeving die samenwerking en flexibiliteit bevordert. Joukje benadrukt: “Hun betrokkenheid was essentieel om de nieuwe werkpatronen niet alleen in te voeren, maar ook daadwerkelijk te integreren in de dagelijkse praktijk. Het eigenaarschap van onze (team)managers heeft ervoor gezorgd dat de verandering niet oppervlakkig blijft, maar echt gedragen wordt door de hele organisatie.”

Caroline voegt hieraan toe: “Het succes van dit programma ligt in de samenwerking tussen het veranderteam en de leidinggevenden. Door samen verantwoordelijkheid te nemen, hebben we niet alleen de werkstructuren aangepast, maar ook een cultuur gecreëerd waarin flexibiliteit en samenwerking de basis vormen voor toekomstige groei.” Alliander kijkt dan ook met vertrouwen naar de toekomst, waarin verdere groei en optimalisatie van de werkomgeving centraal blijven staan