Tijdens de YNNO Summer Experience presenteerden Joost Ruijter en Anne Zandberg, beide YNNO-ers, een inspirerende sessie over een veelbesproken onderwerp: Onboarding van AI. In een dynamische sessie namen zij ons mee in de wereld van kunstmatige intelligentie op de werkvloer. Hoe pak je de integratie van AI aan, hoe creëer je draagvlak binnen je organisatie en welke stappen moet je zetten op het gebied van data-organisatie en governance? Laten we de belangrijkste inzichten onder de loep nemen!

AI Integreren in je organisatie: hoe pak je dat aan?

AI in je organisatie brengen vraagt om meer dan alleen technologie. Draagvlak creëren is stap één. Dat betekent dat iedereen, van management tot uitvoerende teams, de voordelen moet zien. Heldere communicatie en inspelen op vragen of zorgen helpt daarbij. Vervolgens draait alles om data: zonder gestructureerde data kan AI niet presteren. Data moet op orde zijn, beschikbaar én veilig. Dat brengt ons bij de cruciale governance: duidelijke afspraken over hoe AI ingezet wordt, wie toegang heeft tot welke gegevens en hoe we de ethiek bewaken. Dit zijn de bouwstenen voor een betrouwbare en succesvolle AI-implementatie.

Organisaties moeten iets met AI

AI is niet langer iets voor de verre toekomst. De vraag is niet óf organisaties iets met AI moeten doen, maar hoe. Klanten en medewerkers verwachten slimme oplossingen en organisaties die hierin vooroplopen, plukken de vruchten van verbeterde efficiëntie en klanttevredenheid. Maar wat betekent AI op de werkvloer nu echt in de praktijk? In essentie komt het neer op twee toepassingsvormen:

  • AI ondersteunt de gebruiker
    Dit is de toepassing waarbij AI een individu helpt om taken makkelijker en sneller uit te voeren. Denk aan een slimme chatbot die medewerkers ondersteunt met het vinden van informatie of het opstellen van rapporten. Deze AI handelt als een virtuele assistent die klaarstaat om vragen te beantwoorden of simpele werkzaamheden uit handen te nemen.
  • AI ondersteunt het proces
    In deze vorm gaat AI een stap verder en ondersteunt het hele bedrijfsprocessen. Door patronen te herkennen in grote hoeveelheden data, kan AI bijvoorbeeld voorspellingen doen en acties initiëren. Stel je voor dat een AI-model in staat is om waardevolle inzichten te verkrijgen uit klantgedrag, zodat processen proactief kunnen worden geoptimaliseerd.

Aan de slag met Copilot in je werkomgeving

AI-tools zoals Copilot kunnen alledaagse werkprocessen enorm verbeteren. Maar hoe ziet dat er concreet uit? Joost en Anne lieten zien hoe verschillende werkdagscenario’s efficiënter verlopen met behulp van AI.

  • Assistent in vergaderingen
    Stel, je zit in een lange vergadering en er moet een samenvatting komen. Copilot kan snel een samenvatting en actielijst opstellen, zodat iedereen precies weet wat er moet gebeuren zonder tijdrovend schrijfwerk.
  • Creëren van content
    Heb je snel een artikel nodig voor het intranet, bijvoorbeeld over het nieuwe jaarplan? Copilot kan helpen met het opstellen van een samenvattend stuk, dat je alleen nog hoeft te verfijnen.
  • Organiseren van werk
    AI kan ook ondersteunen in het structureren van je werkdag. Denk aan het prioriteren van je e-mails. Copilot kan helpen door belangrijke berichten vooraan te zetten, gebaseerd op de context en urgentie.

Focus op de eerste stap: een kleine pilot

Vaak zijn organisaties huiverig om met AI te starten omdat ze zich blindstaren op onbeantwoorde vraagstukken, zoals databeveiliging, ethische kwesties of een nieuw HR-beleid. Hoewel deze punten belangrijk zijn, is het essentieel om klein te beginnen en te leren door te doen. Bepaal daarom wat de minimale eisen zijn om te starten met een kleine pilot.

Zo’n ‘kwalitatieve’ pilot heeft een aantal belangrijke ingrediënten:

  • Kaders
    Wat moet je van tevoren regelen om veilig een pilot uit te voeren? Governance is hier de sleutel. Zorg dat er duidelijke richtlijnen en afspraken zijn over het gebruik van data en datalekpreventie.
  • Ruimte
    Geef mensen de ruimte om te leren en experimenteer met het gebruik van AI. Faciliteer een omgeving waarin quick wins mogelijk zijn en betrek medewerkers actief bij de pilot. Dit helpt bij het creëren van draagvlak en enthousiasme.

Na de sessie: zelf aan de slag

Na een inspirerende sessie was het tijd om zelf aan de slag te gaan. De groep kreeg verschillende opdrachten rondom het thema ‘AI op de werkvloer’. Het doel was niet alleen om inzicht te krijgen in de kansen van AI, maar vooral om te ervaren welke praktische stappen genomen kunnen worden om AI succesvol te onboarden.

Het integreren van AI is een uitdaging die zowel technische, organisatorische als menselijke aspecten omvat. De sessie van Joost Ruijter en Anne Zandberg gaf helderheid over de eerste stappen en bood praktische handvatten om van AI een waardevolle kracht op de werkvloer te maken. Want AI gaat niet over het vervangen van mensen – het gaat over het verbeteren van ons werk, zodat we ons meer en meer kunnen richten op wat écht belangrijk is.