Digitaal Werken Huisvesting & Werkplek Gedrag & Verandering
flexwerken artikel in de Volkskrant

“Flexwerken” door Frederik van Steenbergen

Weekend. Na een lange periode van Corona-stress lekker weer eens op zaterdagochtend met krant en koffie aan de keukentafel. Lekker vrij en even iets anders aan mijn hoofd. Alhoewel. Ik heb de krant nog niet opengeslagen of ik wrijf al in mijn handen. Ik mag weer aan het werk. Want De Volkskrant kopt: Mogen de muren terug? Hoe ongezond is het nieuwe werken? In de pen tegen het zoveelste artikel in de media over de kommer en kwel die flexwerken heet.

Flexwerken: waar blijft de aandacht voor gedrag en verandering?

Flexwerken, begin er niet aan. In NRC doet de immer grappige Japke Bouma, die kantoorklerkend Nederland aan de schandpaal nagelt en langs de jeukwoorden-meetlat legt, er nog een schepje bovenop. Gelukkig biedt De Volkskrant enige nuance met voorbeelden waar flexwerken wél werkt zoals de nieuwe werkomgeving van CBRE. Had de Volkskrant verder onderzoek gedaan dan waren ze misschien ook wel bij Lefier, AEGON, Menzis, GGzBreburg, ProRail en Waterschap Zuiderzeeland uitgekomen. Gelukkig haalt de krant Jan Gerard Hoendervanger aan die is gepromoveerd op het gedrag van mensen in innovatieve werkomgevingen. En dat is waar veel meer aandacht voor mag, beter nog: móet, zijn. In alle artikelen die ik tot nu toe voorbij heb zien komen over het al dan niet falen van Het Nieuwe Werken schittert een aspect in totale afwezigheid: echte aandacht voor gedragsverandering binnen organisaties.

Draai het om!

Want waar het in mijn optiek misgaat is dat veel organisaties eerst kiezen voor een hippe, modieuze werkomgeving. Om daarná pas de vraag te stellen: wat doen we aan begeleiding om de medewerkers succesvol in de nieuwe omgeving te laten werken? Het zou andersom moeten zijn. Het strategische doel van een organisatie moet niet zijn ‘we willen flexwerken in een hip kantoor’ maar ‘we willen een organisatie zijn die gericht is op de toekomst en de moderne, zelfstandige professional die steeds vaker zelf bepaalt hoe, waar en wanneer hij (m/v) werkt’. Dit wordt versterkt doordat professionals tijdens de Corona pandemie zijn gedwongen om grotendeels vanuit huis te werken en online te vergaderen.

Strategische doelen zijn dan: plaatsonafhankelijk werken, op afstand en dicht bij de klant. Werkomgevingen waarin het logisch is dat wordt gestuurd op resultaat, verbinding en leiderschap. Werkomgevingen die gezond zijn en energie geven aan de mensen die erin werken. Vervolgens zijn digitale middelen nodig om die manier van werken te ondersteunen met bijbehorende digitale vaardigheden. Een passende kantooromgeving zou het sluitstuk moeten zijn.

Een vrolijk weekje

Ergo, veel trajecten worden langs de verkeerde weg benaderd. In de stapel stenen wordt fors geïnvesteerd terwijl er voor de begeleiding van de organisatie nauwelijks iets over blijft. Ik kan het niet laten, die zaterdagochtend. En denk na over de komende week. Vrolijk maak ik een lijstje van onderwerpen die wij agenderen in onze projecten als we het over flexwerken hebben. Voor elke dag van de week een thema om over na te denken:

Maandag

Kantoortuin versus flexwerken:

  1. Iedereen praat over kantoortuinen als we praten over flexwerken. Wij zijn voor openheid en transparantie maar alsjeblieft geen grote kantoorvloeren vol met open werkplekken. Dat hoort thuis bij Apple of Microsoft uit de jaren 80. Kortom: waar hebben we het over als we roepen: kantoortuinen werken niet? Zoals Wim Pullen (voormalig werkzaam bij Center for People and Buildings) in De Volkskrant terecht aanhaalde: bij teamruimten van meer dan 8 plekken moet worden gewerkt met akoestische panelen, kastenwanden of andere scheidingen.
  2. Is er aversie tegen het niet hebben van een eigen werkplek of aversie tegen een open werkomgeving? Dit zijn twee verschillende dingen. Of zelfs drie, want sommige mensen houden gewoon niet van verandering dus die willen per definitie niet in een nieuwe omgeving werken.
  3. Flexibel werken voor iedereen? Nee hoor. Neem de werkstijlen onder de loep en differentieer! Niet iedereen werkt plaats onafhankelijk. Sitters, runners en roadrunners blijven bestaan en kennen elk hun eigen behoeften. Sommige werkstijlen lenen zich niet voor het werken in grotere, open ruimten. Iets soortgelijks geldt voor de persoonlijke waarden van de mensen.

Dinsdag

Akoestiek:

  1. Teveel lawaai en rumoer is hinderlijk. Daar hoeven we niet over te discussiëren. Maar ook hier zijn oplossingen voor. Alleen worden deze vaak ‘vergeten’, lees: er wordt niet geïnvesteerd in akoestiek of in advies hierover.
  2. Concepten deugen vaak niet. Goedbedoelde, hippe zitjes uit de catalogus van de meubelleverancier worden dichtbij de open werkplekken neergezet. Dat is vragen om ellende.
  3. Een heldere zonering maakt of breekt een goed kantoorconcept. Interactie en buzz nabij de koffie corner en de rustige werkplekken waar stilte heerst in de periferie van het gebouw. En voorkom de mensen die rust nodig hebben in de verkeerde zone een plek zoeken.

Woensdag

Benutting van werkplekken met flexwerken:

  1. Woensdagen en vrijdagen staan kantoren vaak leeg. Nu medewerkers structureel 1 of 2 dagen per week vanuit huis blijven werken blijft de dinsdag de meest logische vergaderdag. Grote vraag wordt: hoe zorgen we voor een mindset die weekspreiding tot gevolg heeft? We willen zo graag zelfstandigheid en flexibiliteit in ons werk. Waarom dan niet ook een mindset die daarbij hoort. Vergaderen en afdelingsborrel voortaan op de vrijdag?
  2. Er zijn niet genoeg werkplekken. Is dat zo? Onderzoek is nodig of het perceptie is of werkelijkheid. Onze onderzoeksresultaten van jarenlange werkplekmetingen tonen aan dat er minimaal 30% verschil zit tussen de perceptie van aanwezigheid op de eigen werkplek en de daadwerkelijke benutting van die plek. Loop je rond dan zie je veel lege plekken omdat de mensen in overleg zitten, pauzeren of extern zijn. Maar we laten wel onze handdoek op het strandbed liggen….

Donderdag

Gedrag en verandering:

  1. Stel je hebt een budget van 5 miljoen euro. Wat wij zien gebeuren is dat 4 miljoen in de stenen wordt gestopt en 950.000 in de ICT. Wat blijft er over? Juist: 50.000 euro om medewerkers te begeleiden. Draai het om! Investeer eerst in de nieuwe manier van organiseren en een nieuwe manier van leiderschap. Dat ondersteun je met de juiste ICT en digitale tools. Daarná bedenk je een passende werkomgeving.
  2. Stel een Programma van Eisen op. Nee, niet alleen voor de verbouwing. Voor Gedrag & Verandering!
  3. Willen is kunnen. En ‘willen’ is vervolgens jezelf niet al te serieus nemen. Met name de juridische en personeelsafdelingen zijn van mening dat ze in afzondering hun werk moeten doen. En oh, dit geldt ook voor afdeling financiële administratie. En ook voor HR en ook voor…..  Etc. Als je niet oppast krijgt iedereen uiteindelijk weer zijn eigen stuk van het gebouw met een slot op de deur. Wat gebeurt er dan met de strategische doelen die de directie voor ogen had? Is je drijfveer en intrinsieke motivatie echt efficiëntie en kennisuitwisseling, dan geen eigen kamers waar mensen zich opsluiten en/ of die grotendeels leeg staan.

Vrijdag

Sfeer en identiteit binnen flexwerken:

  1. Flexwerken betekent niet automatisch onpersoonlijk. Laat medewerkers zien dat iedere plek een fijne werkplek kan zijn. De een houdt van veel licht, de ander van weinig. De een wil huiselijk, de ander houdt meer van zakelijk. Voor elk wat wils.
  2. Sfeer, identiteit en huiselijkheid zijn belangrijk. Veel kantoren hebben de innovatieve inrichtingscomponenten maar zijn identiteits- en sfeerloos. Geef de identiteit van de organisatie een plek in het project. Het kantoor van Waterschap Zuiderzeeland is een mooi voorbeeld hoe het wél kan.

Zaterdag

Het nieuwe flexwerken en gezondheid:

  1. Well being en een gezonde werkomgeving is in onze projecten een belangrijk thema. Ook hier is een gebouw vooral ondersteunend. Denk aan de trap meer in het zicht dan de lift, een koffiepunt op de andere verdieping, sta-werkplekken en scheiding in werk- en ontspanningsruimtes. Uiteindelijk zijn het de medewerkers die tot het inzicht moet komen dat een gezond mens een gelukkig mens is. Menzis heeft een leefkrachtambassadeur om vitaliteit ook op de lange termijn onder de aandacht van medewerkers te houden.

Zondag

Keuzevrijheid:

  1. Jan Gerard volgens De Volkskrant: “Het idee dat mensen een plekje naar keuze opzoeken dat het best pas bij hun activiteit is een fabeltje”. Persoonlijk vind ik keuzevrijheid nu net een voordeel. Hoe fijn is het om een plek te kunnen kiezen die qua sfeer bij jou past en die past bij het werk dat je doet. Sommige mensen kiezen steevast dezelfde plek. Is dat erg? Nee, totaal niet. Laat ze. Dat is juist zo fijn van de keuzevrijheid. Zolang werkplekken maar niet geclaimd worden is er niks aan de hand, het bekende ‘handdoek leggen’.

Flexwerken is geen must. Maatwerk in werkconcepten wel.

Het is het weekje wel, al zeg ik het zelf. Vinden we nu als YNNO dat flexwerken móet? Geenszins. Als je ruimte genoeg hebt, is het een prima keuze om iedereen een persoonsgebonden plek te bieden. Met vervolgens wel voldoende plekken voor diverse vormen van overleg, om te pauzeren, ontspannen of voor geconcentreerd werk.
Komen mensen na de COVID-pandemie weer structureel naar kantoor, dan zal de verhouding tussen standaard werkplekken en aanvullende werkplekken voor samenwerken en (video)bellen moeten worden aangepast. En als je een werkplekfactor toepast, differentieer dan in flexnorm per mobiliteitspatroon. Groepen medewerkers die veel zittend werk doen, krijgen gemiddeld meer werkplekken dan collega’s die veel op pad zijn of in overleg zitten. Wij kijken altijd naar het type organisatie en het soort werk.
Met ons lijstje in de achterzak maken wij werkconcepten op maat en begeleiden wij organisaties die flexwerken willen implementeren. Met als voornaamste doel dat mensen fluitend naar hun werk gaan.