Thuis, op kantoor, in een koffietentje – het maakt eigenlijk niet zoveel meer uit. We hebben de afgelopen jaren geleerd hoe we op verschillende plekken ons werk kunnen doen. Maar schuiven met tijd? Dat blijft een ander verhaal.

Dinsdagmorgen even na acht uur. Ik zet de radio aan en val midden in het file-overzicht. Het is weer volop autopolonaise in Nederland. Ruim 500 kilometer staat er op de snelwegen en daarmee is deze ietwat druiligere dinsdagochtend allang geen uitzondering meer. Het blijft me verbazen. Waarom achteraan sluiten in een eindeloze rij met auto’s om rond 9 uur op kantoor te kunnen zijn, wanneer je de werkdag ook gewoon thuis had kunnen beginnen?

Dit probleem met tijd is overigens breder dan enkel files. Zo zien we agenda’s die uitpuilen van de vergaderingen en e-mailconversaties die veel weg hebben van een pingpongwedstrijd. Gelukkig is er wel een oplossing voor die problemen, die we asynchroon werken noemen. Er zijn namelijk heel veel activiteiten waarbij je niet per se tegelijk met collega’s aan de slag hoeft.

Een soepel proces

Maar eerst even de definities. Synchroon werken is wat we gewend zijn: vergaderen, bellen, samen in een document werken – allemaal op hetzelfde moment. Asynchroon werken betekent dat je niet afhankelijk bent van het directe moment. Jij werkt ‘s ochtends aan een document, een collega geeft ‘s middags feedback en ‘s avonds wordt het stuk afgerond. Geen eindeloze calls, geen wachttijden, maar een soepel proces waarin jij en je collega’s efficiënter kunnen werken. Dat klinkt logisch en toch gebeurt het nog veel te weinig. De reden is onze verslaving aan synchroniciteit. Veel medewerkers voelen zich ongemakkelijk als er geen directe reactie komt of als ze niet op hetzelfde moment met collega’s kunnen schakelen. We zijn verslaafd aan

Maar stel je nu eens voor wat er gebeurt als we die mindset veranderen? Denk aan vergaderingen. Nu zijn ze vaak langdradig, omdat niet iedereen goed is voorbereid. Maar wat als iedereen vooraf documenten leest, notities deelt en concrete vragen opstelt? Dan hoeft zo’n meeting echt niet langer dan 30 minuten te duren. Een ander voorbeeld dan: brainstormsessies. In plaats van een rommelige call waarin iedereen door elkaar praat, delen de betrokken medewerkers van tevoren al ideeën met elkaar. De bijeenkomst zelf staat dan enkel nog in het teken van het bespreken van de opvallende zaken, vervolgstappen en eventuele besluitvorming. Dit vraagt voorbereiding van alle deelnemers.

Zo werkt asynchroom werken in de praktijk

Asynchroon werken betekent trouwens niet dat we helemaal stoppen met synchroon contact. Het betekent vooral dat we synchroon werken voor de juiste dingen gaan inzetten. Voor zaken die directe interactie vereisen. Een lastig strategisch vraagstuk of een inspirerende brainstorm, om maar eens twee voorbeelden te noemen. Als het gaat om feedback geven, rapporten opstellen, artikelen schrijven en strategieën uitwerken is asynchroon de betere optie.

Dit vraagstuk houd me al enkele jaren bezig. Ik publiceerde er in 2022 nog over, met werkadviseur en onderzoeker Jan Gerard Hoendervanger. En je weet wat ze zeggen: practice what you preach. Sindsdien schrijven wij onze gezamenlijke artikelen steevast asynchroon. Eén keer komen we fysiek bij elkaar om te overleggen. Waar moet ons stuk over gaan? Wat vinden we belangrijk? Welke bronnen willen we raadplegen? Daarna verdelen we de thema’s, geven we elkaar feedback en is het een kwestie van finetunen. Het resultaat is een kwalitatief beter artikel en dat in veel minder tijd. Zo hoeven we dus niet meer tien keer bij elkaar te komen. We zijn inmiddels ook echt op elkaar ingespeeld. Dat helpt.

Vertrouwen is hier de sleutel tot succes. Vertrouwen dat collega’s hun werk doen, dat iedereen op tijd feedback geeft en dat de kwaliteit niet afhangt van de hoeveelheid overleggen. Ik daag teams daarom uit om hiermee aan de slag te gaan. Begin klein, met een team van zes tot tien mensen die enthousiast zijn om dit te proberen. En ontdek vervolgens hoeveel tijd, energie en kwaliteit er te winnen valt. En onthoud dit: het gaat er niet om óf we synchroon of asynchroon werken, maar om de juiste balans. En die balans is precies wat veel bedrijven nog moeten leren vinden.