De ambitie: betere samenwerking en een herkenbare identiteit
Regio Twente is een samenwerkingsverband tussen 14 gemeenten. Een aantal diensten en instellingen zijn ondergebracht op één locatie, in één gebouw in Enschede met een traditionele inrichting. Zoals de GGD en Zorg- en Jeugdhulp maar ook ondersteunende diensten zoals HR, financiën en ICT. Een optimale samenwerking, een herkenbare uitstraling en nog intensiever kennis delen was het doel. “Professioneel partnerschap was daarom een van de uitgangspunten die we geformuleerd hebben”, zegt Pieter van der Laan, van YNNO. “Wat inhoudt dat je gebruikmaakt van de expertise die je in huis hebt en niet buiten de deur hoeft te shoppen.” Maar hoe leer je elkaar beter kennen en hoe krijg je alle neuzen dezelfde kant op als je met zoveel verschillende organisaties in een gebouw zit? Ieder met een eigen organisatiestrategie, eigen taken en bedrijfscultuur? En hoe realiseer je met dat gegeven een duidelijke identiteit?
Rol YNNO: draagvlak voor een gezamenlijk concept passend bij de diversiteit
Het was de grootste uitdaging in het hele project: in een complex opgesplitste organisatie gezamenlijk draagvlak creëren voor de verbouwing. Kun je dan een concept bedenken waarin iedereen zich kan vinden? “Het helpt als je een externe partij als YNNO erbij betrekt om discussies in goede banen te leiden”, zegt Henry Zandbergen, projectmanager bij Regio Twente. “Zonder hen was de indeling van het pand zoals die nu is en het behoud van entiteiten er niet geweest. In het visietraject bepaalde YNNO samen met de klant de uitgangspunten voor samenwerken, professioneel partnerschap en digitaal werken. De vraag ‘wie gaat op welke verdieping en op welke vleugel zitten’ heeft YNNO opgepakt door middel van groepsgesprekken. Medewerkers werden actief uitgenodigd mee te denken. “‘Dat gaat nooit passen’ of ‘Dat werkt voor ons niet’, waren veel gehoorde opmerkingen”, vertelt Henry. “YNNO liet steeds stapsgewijs zien dat het kan. Eerst doen we dit, dan ontstaat er ruimte voor dat.” Vooral de indeling in ‘eigen’ en ‘gezamenlijk’ creëerde rust, volgens Henry. Zo heeft iedere organisatie zijn eigen plek gevonden in een van de vleugels met ontmoetingsplekken om samen te komen bij de entree van elke vleugel.
Resultaat: een werkomgeving waarin iedereen zich prettig voelt en elkaar opzoekt
Dat het werkte bleek al tijdens de uitvoering van de herhuisvesting. De verbouwing verliep gefaseerd. Medewerkers van de afdelingen die het eerst op de schop gingen, moesten tijdelijk ondergebracht worden bij organisatiedelen elders in het gebouw. “Er was op dat moment nog aardig wat weerstand”, weet Henry. “’Gaat het wel werken?’, vroegen sommigen zich af. Maar toen diezelfde medewerkers aan de slag konden in hun splinternieuwe kantooromgeving kon het voor iedereen niet snel genoeg gaan.” “Het grappige is dat mensen elkaar na deze tijdelijke, noodgedwongen samenhuizing nog steeds opzoeken”, voegt hij eraan toe. Ja, hij is trots op het resultaat. “Het resultaat bewijst dat het concept en de uitwerking ervan door de architect goed is. De nieuwe omgeving draagt echt bij aan een nieuwe manier van werken en samenwerken, de dynamiek verandert. Mensen komen echt achter hun bureau vandaan om even te eten, een gesprek aan te gaan. De spreiding van de gevarieerde werk- en projectruimtes over vleugels en verdiepingen helpt ook. Je komt vanzelf iedereen tegen.”
