Digitaal Werken Dienst van het Koninklijk Huis

De Ambitie

De Dienst van het Koninklijk Huis heeft ruim driehonderd medewerkers, met als kern de hofhouding. Zij werken in de verschillende Koninklijke verblijven in Den Haag, Wassenaar, Amsterdam en Apeldoorn. Het merendeel van de medewerkers is gestationeerd op Paleis Noordeinde, het werkpaleis van de Koning. Naast werken op kantoor, is een deel ook vaak onderweg en wordt er ook buiten de kantoortijden gewerkt.

De ambitie van de Dienst was om de volgende stap naar digitaal werken te gaan zetten en haar primaire en ondersteunende processen zo effectief mogelijk digitaal te laten ondersteunen. De Dienst wilde één digitale werkomgeving, van begin tot eind, waarin plaats- en tijdsonafhankelijk gewerkt kon worden.

Onze aanpak

Om deze ambitie met de Dienst te kunnen realiseren, was het voor ons essentieel de organisatie echt te leren kennen en te kunnen begrijpen. Door alle lagen van de Dienst heen en vanuit alle locaties zijn medewerkers betrokken en kregen we scherp wie ons welk onderdeel van het werk kon expliciteren en de finesses ervan aan ons kon overdragen.

In nauwe samenwerking met deze kerngroep en met veel enthousiasme en plezier hebben we zo kunnen doorgronden hoe de Dienst van het Koninklijk Huis werkt, wat haar cultuur is, welke processen ze hebben, hoe deze tot in detail verlopen en welke werkmethodieken daarbij gebruikt worden. Hierdoor hebben we kunnen doorzien wat het werk van deze kwaliteitsbewuste organisatie echt behelst en gefundeerd kunnen aanvoelen en bevatten wat dat betekent voor de geambieerde digitale werkomgeving.

Met oog voor detail en via een zeer interactief proces hebben we vervolgens vanuit dat kader met de Dienst de nieuwe digitale werkomgeving ontworpen, gevormd, opgebouwd en samen gerealiseerd.

Het Resultaat

De nieuwe digitale werkomgeving staat en is van en voor alle medewerkers. Het is Dienstbreed neergezet, in lijn met haar werk, dynamiek en cultuur. Het resultaat is een strakke omgeving, geheel gebruikmakend van standaard SharePoint functionaliteiten, waarbij de technologie vol in zijn kracht is gezet. Een platform met heldere, organisatiebreed gedragen structuren, dat de Dienst effectief ondersteunt in haar werk en tevens de interne kennisdeling en samenwerking naar een nog hoger plan heeft getild.