Digitaal Werken bij het Kabinet van de Koning

De Ambitie

Het Kabinet van de Koning is onderdeel van de rijksoverheid en zorgt voor de ambtelijke ondersteuning van de Koning bij de uitoefening van zijn staatsrechtelijke taken en fungeert als schakel tussen Koning en ministers. Het Kabinet is een compacte kennisintensieve organisatie. Per jaar worden honderden notities geschreven met informatie voor de Koning, worden 3500 tot 4000 staatsstukken aan hen voorgelegd ter tekening en worden, namens hem, drie- tot vijfduizend brieven van burgers, zogeheten verzoekschriften, behandeld en doorgeleid naar de verantwoordelijke bewindspersoon. Alle stukken worden volgens vaste standaarden gearchiveerd.

De ambitie van het Kabinet was om de volgende stap te zetten in digitaal werken en het bijbehorende ICT landschap. Met als doel plaats- en tijdsonafhankelijk werken en het interne bedrijfsproces vanuit één omgeving meer digitaal te gaan voeren.

Onze aanpak

Om de ambitie te kunnen realiseren, is vanuit de werkprocessen het gewenste ICT-landschap in kaart gebracht. We maakten helder hoe ICT kan worden ingezet om processen verder te verbeteren. Einddoel is een integrale digitale werkomgeving die medewerkers op het Kabinet extra mogelijkheden geeft om hun werk goed en efficiënt te doen.

Gedurende een belangrijk transitiejaar van het Kabinet zelf – het jaar van de abdicatie van Koningin Beatrix en de inhuldiging van Koning Willem-Alexander – is gezamenlijk in korte tijd een diepgaand verandertraject doorlopen. Met passie voor het vak, inzet en betrokkenheid van de medewerkers zijn werkprocessen vertaald naar informatiestructuren, werkwijzen en bijbehorende technologie. Hierbij waren de belangrijkste focuspunten: kwaliteit, volledigheid, veiligheid en betrouwbaarheid.

Het Resultaat

Het resultaat is een state of the art digitale werkomgeving, zowel procesmatig als technisch. De digitale werkomgeving is gebaseerd op de SharePoint functionaliteit en is plaats- en tijdonafhankelijk te gebruiken. De gewenste volgende stap in digitaal werken is hiermee gezet.